Hur du skapar ett arbetsschema: Den kompletta Guiden

Hur du skapar ett arbetsschema: Den kompletta Guiden

Innan du dyker ner i vår informationstäta guide så föreslår vi att du laddar ner vår kostnadsfria mall för arbetsscheman:

Gratis schemamall i Excel

Detta ger dig antingen en enorm ego-boost eller så blir du stressad av insikten men såhär ligger det till:

Är du ansvarig för att lägga arbetsschemat för ditt team, så betyder det också att du har en av de viktigaste arbetsrollerna i din verksamhet.

Hur kommer det sig? Jo, därför att du är personen som har direkt påverkan på alla anställda – hjärtat av din verksamhet.

Deras arbetsmoral och produktivitet påverkas av din förmåga att hjälpa dem med balans och prioriteter i livet, oavsett om det handlar om arbete, familj, fritidsintressen eller extra deltidsjobb. Inte alls stressande, eller håller du inte med?

Trots detta så handlar konversationen idag oftast om vad anställda behöver från deras chefer för att kunna hantera jobb- och privatliv balanserat och effektivt. Mer sällan pratar vi om vad chefer faktiskt behöver för att kunna möta förväntningar från personalen, som till exempel ett välfungerande och smidigt arbetsschema.

Precis därför har vi skapat en komplett guide för hur du planerar och schemalägger din personal, så att chefer precis som dig kan få en hjälpande hand.

Nedan kommer vi prata om varför det är så viktigt med en välfungerande och smidig process för schemaläggning. Vi kommer också dela beprövade tips och råd för schemaläggning samt användbar information som hjälper dig att skapa bättre engagemang inom ditt team.

Det finns inga tvivel om att är det något du vill undvika till högsta grad så är det att tvingas släppa taget om dina mest erfarna och duktiga medarbetare, vilket är de flesta arbetsgivares mardröm. Även om arbetsschemat bara är en del av alla de faktorer som får din personal att känna sig motiverade och värdefulla, så är det ett första steg i rätt riktning.

Det finns mycket att lära så luta dig tillbaka, slappna av och fortsätt läsa.

Innehållsförteckning:

• Gratis schemamall i Excel
• Vad är ett arbetsschema?
• Vilka typer av arbetsscheman finns det?
• Effektiv schemaläggning
• Jämför olika verktyg för schemaläggning
• Varför använda program för schemaläggning?
• Kom igång med ditt eget arbetsschema

Glöm inte att ladda ner din kostnadsfria schemamall för anställda.

Misslyckas du med planering så planerar du för misslyckanden. Du har antagligen hört citatet förut och det finns en god anledning för det. Det är faktiskt sant – speciellt för schemaansvarig och HR-chefen.

Det första steget mot ett effektivt och välplanerat arbetsschema börjar med en ordentlig schemamall som grund. Har du ingen schemamall ännu så kan du vara lugn, vi hjälper dig. Du kan bygga en enkel version snabbt genom att använda vår kostnadsfria schemamall för anställda. Schemamallen ger dig koll på viktiga grunder, så som arbetade timmar, frånvaro och löner.

Nu är det slut på ursäkter för att inte få ordning på din schemaläggning och istället ta tag i din glömda to-do-list som bara blir längre och längre. Är du redo för en mer avancerad och komplett lösning för schemaläggning bör du överväga alternativ såsom Plandays schema app.

Vad är egentligen ett arbetsschema?

Med enkla ord betyder det alla dagar och timmar under en specifik vecka när du förväntar dina anställda att…hm…arbeta! Det är en grundläggande, administrativ uppgift som säkerställer att din verksamhet drivs så smidigt som möjligt. Att ni har optimalt antal kvalificerade och erfarna team medlemmar på jobbet vid rätt tidpunkt, dag och timme under arbetsveckan.

Det finns många olika varianter av arbetsscheman beroende på vad din verksamhet behöver och det kan variera efter säsong. Generellt sätt, om din verksamhet har längre arbetsdagar än 10 timmar (eller är igång dygnet runt) så schemalägger du i arbetspass (istället för heltid- eller fast anställda).

Under rekryteringsprocessen för lediga positioner i ditt företag bör arbetsschemat vara en del av jobbbeskrivningen och tydligt klargöras under processens gång. Dina potentiella kandidater vill veta ifall arbetsschemat passar ihop med deras livsstil och ansvarsområden, men också ifall anställningen är hållbar för dem i längden.

Vill du veta vilka typer av arbetsscheman det finns, ta en titt under “olika typer av arbetsscheman” längre ner på sidan.

Hur lång tid ska det ta att lägga ett veckoschema?

Även om din arbetsdag bara har ett begränsat antal timmar så verkar arbetsuppgifterna alltid vara fler.

Att schemalägga varje vecka är utan tvekan en tidskrävande uppgift. Faktum är att kunder hos Planday ofta anser att schemaläggning är den absolut mest manuella och repetitiva arbetsuppgift de har. Räknar du dessutom in ytterligare faktorer så som sjukanmälningar eller semesterdagar och ledighet – så blir det tydligt att du har mycket att hålla koll på när det gäller scheman.

Detta är vad en chef har att säga som saken:

“Jag spenderar flera timmar i veckan, både på kontoret men också hemma, med att göra scheman i excel så att alla arbetspass är fulla och att personal finns på plats”

Vad som också är anmärkningsvärt när vi pratat med ansvariga chefer för schemaläggning och planering är detta:

Många chefer är osäkra på (till och med lite rädda för att räkna ihop) exakt hur mycket tid de spenderar på schemaläggning varje vecka.

Känner du igen dig? Om du är osäker på hur mycket tid du faktiskt spenderar på schemaläggning, men känslan säger dig att det är alldeles för mycket så rekommenderar vi dig att pröva vårt lilla experiment nästa gång du lägger veckoschemat:

• Ladda ner en gratis-app för tidtagning (vi rekommenderar Toggl eller Clockify).
• Kontrollera tiden du lägger ner på schemaläggning för ditt team under en hel vecka. (Glöm inte bort tiden du även lägger på små justeringar efter att du faktiskt har gjort klart schemat!)
• Tar det dig mer än 5 timmar per vecka att lägga schemat så är det dags att hitta ett bättre system för det.

Varför inte frigöra mer tid till sådant som faktiskt skapar värde i din verksamhet, oavsett om det är rekrytering, utbildning eller att få nya kollegor att lära känna sin arbetsplats?

Vill du spara 80% av tiden du lägger på planering och schemaläggning? Då finns vi här för att prata! Plandays program för schemaläggning och personalhantering har flera funktioner som hjälper dig att spara tid och minska dina administrativa timmar varje vecka.

Vad finns det för olika typer av arbetsscheman?

Det finns inget optimalt schema som passar alla team, företag eller branscher. 

Olika varianter fungerar mer eller mindre bättre för en organisation beroende på dess egna unika behov. Verksamhetens storlek påverkar också hur du arbetar och vilka processer du väljer att följa.

Arbetspass räknat i antal timmar är normen för verksamheter som kräver personal dygnet runt eller extra personal under intensiva perioder. Typiska kontorsjobb brukar följa regelbundna arbetstider och använder sig ofta av heltidstimmar för deras anställda.

Har du spenderat tid på att leta efter exempel på arbetsscheman att följa så är chansen stor att du snabbt känner dig överväldigad. För att göra det enkelt för dig har vi satt ihop ett par exempel på arbetsscheman du kan använda dig av:

1. Heltidschema

Heltidsanställda jobbar generellt mellan 30-40 timmar per vecka, men detta beror helt på vad din organisation definierar som heltid. En vanlig heltidsvecka brukar vara måndag till fredag, 9-17.

2. Deltidsschema

De som jobbar mindre än 30 timmar per vecka räknas ofta som deltidsanställda. Att arbeta deltid kan till exempel innebära måndag till torsdag, 8-12.

3. Fasta arbetstimmar

Att arbeta med fasta timmar betyder oftast att en anställd jobbar samma dagar och samma timmar varje vecka. Många heltidsanställda föredrar ett schema med fasta timmar. Andra alternativ på fasta scheman kan innebära:

• 5/4/9 arbetsschema
• 9/80 arbetsschema
• 10/80 arbetsschema
• 2-2 3-2 2-3 schema 9
• 4 dagar arbete 3 dagar ledigt

4. Flexibla arbetstider

Flexibla arbetstider tillåter oftast anställda att tillsammans med sin chef komma överens om vilka dagar och timmar de vill arbeta.

Vanligtvis så förväntas anställda med flexibla timmar att jobba ett minst antal timmar under specifika tidsblock per dag. Ett exempel på detta kan vara måndag till onsdag mellan 7.30-16.00 och torsdag till fredag 9.30-18.00.

5. Uppdelat arbetsschema

Ett uppdelat arbetsschema innebär att en anställd delar upp sina arbetstimmar för dagen i två pass.

Till skillnad från en heltidsanställd som oftast har 1 timme lunch i mitten på dagen så innebär ett uppdelat arbetsschema att man istället kan ha en paus på 2 timmar. Upplägget är oftast vanligare inom branscher såsom sjukvård eller kundsupport.

En del arbetare har svårt för uppdelat arbetsschema eftersom det innebär att de spenderar mer tid på jobbet även om de inte får betalt. Det kan däremot vara ett bra upplägg om arbetsplatsen ligger nära den privata bostaden för en anställd.

Hur kan jag schemalägga min personal mer effektivt?

Många verksamheter upplever att schemaläggning är en utdragen och krånglig process.

Det finns ingen tvekan om att verksamheter vars anställda jobbar i pass gynnas otroligt mycket av ordentlig schemaläggning. Oavsett om det handlar om mindre tid på administration, högre arbetsmoral, gladare anställda eller lägre personalomsättning så är det svårt att argumentera emot behovet av ett välfungerande och noga genomtänkt schema.

Trots detta så är det många chefer som tycker att det är svårt att veta exakt hur man skapar och använder sig av ett ordentligt arbetsschema. Känner du igen dig så föreslår jag att du läser dessa tips och råd om hur du undviker de allra vanligaste misstagen med schemaläggning:

1. Se till att det bara finns en tillgänglig version av schemat.

Låt oss säga att du använder Excel för att planera och lägga ditt schema och skickar ut det till din personal via email. I efterhand inser du att du av misstag schemalagt någon som antingen ligger på en strand långt bort i fjärran, eller en medarbetare som just nu inte är tillgänglig på grund av en akut familjesituation.

Plötsligt befinner du dig i en situation där du mejlar flera versioner av samma schema med små ändringar hit och dit. Förutom att deras inkorgar blir fulla i onödan (vilket inte alltid är så uppskattat) så blir det enkelt för din personal att referera till äldre versioner av schemat som inte längre stämmer.

Självklart kan du försöka få ordning på det genom att namnge schemat efter senaste uppdateringen och på så sätt hålla koll på vilken version som gäller. Däremot kommer den mänskliga faktorn för fel alltid att finnas där. 

Google Sheet kan vara att föredra framför Excel i ett sådant läge men funktionerna är fortfarande begränsade (mer om detta senare!).

2. Se till att schemat är tillgängligt så tidigt som möjligt.

Ju snabbare du kan skicka ut schemat, desto bättre.

Vi rekommenderar att ge din personal minst två veckors framförhållning när de kommer till deras scheman så att de kan göra eventuella ändringar i tid. Det enklaste sättet att få ut ett schema är genom en molnbaserad app så som Planday. Ditt team ska inte behöva ringa dig varje gång de vill veta när nästa arbetspass är – vilket bara är omständigt och slöseri av allas tid. Se till att ditt schema alltid är tillgängligt, oavsett plats eller tid på dygnet.

Självklart kommer du att behöva ändra i schemat ett par gånger innan du har den färdiga versionen (det är här appar för arbetsscheman kommer väl till hands eftersom du kan göra ändringar direkt och kontakta personalen medan du är på språng), men att endast ge din personal ett par dagars framförhållning för att minska din egna huvudvärk skapar bara missnöje bland dina anställda. Är det något som skadar din verksamhet så är det en missnöjd och oengagerad personal.

Bra framförhållning gör det möjligt för dina anställda att fråga om schemaändringar i god tid, vilket minskar chansen för att du tvingas leta efter inhoppare i sista minuten när du saknar tillräckligt med personal för ett arbetspass.

3. Ta ett steg tillbaka när det gäller schemat.

Det bästa sättet att lägga ett schema är att… ta ett steg tillbaka!

Uppmuntra dina anställda att ta ansvar för deras egna tid. Plandays digitala schemaprogram låter dina anställda själva fylla i när de föredrar att jobba. På det sättet har du all information du behöver när du ska lägga schemat (istället för att försöka komma ihåg det i huvudet).

Om en medarbetare inte kan jobba ett specifikt pass, så låter du personen byta eller ge bort arbetspasset till en kollega. Detta sparar dig oändligt med tid som annars går åt på att justera, uppdatera och anpassa schemat i efterhand.

Se bara till att dina anställda inte byter pass med en kollega som inte är kvalificerad för jobbet. Ett enkelt sätt att förhindra detta är att använda ett verktyg för schemaläggning som möjliggör passbyten baserat på kompetensnivå. Oavsett så behöver du ett system som automatiskt meddelar eventuella ändringar till alla inblandade.

4. Håll ditt schema så förutsägbart som möjligt.

Tvingar du på ett oregelbundet eller oförutsägbart schema på din personal så blir det svårt för dem att finna balans i deras privatliv.

Vi pratar inte om enstaka tillfällen som blir besvärliga här – utan oregelbundna arbetstider och arbetspass har visat sig leda till lägre kognitiv förmåga och sämre mental hälsa för anställda.

5. Undvik konflikter med schemat

Även om vi rekommenderar att ha regelbundna scheman så mycket som möjligt så kan det vara en bra ide att ändra arbetspass som föredras eller inte föredras av din personal med hänsyn till vad som är rättvist. Detta för att undvika att din personal upplever favorisering av vissa medlemmar i teamet.

Även om det är smidigt med passbyten mellan anställda direkt så vill du gärna undvika det från första början. Försök ta hänsyn till anställdas preferenser och önskningar när du lägger schemat. Tilldela inte pass åt anställda när de helt enkelt inte kan arbeta, om du inte vill att de byter jobb så fort något mer passande dyker upp.

Olika typer av verktyg för schemaläggning: Excelark vs. Program

Ärligt talat så är några av dessa schemaverktyg svåra att använda på ett effektivt sätt. Det beror helt enkelt på att de inte är skapade för schemaläggning från första början.

Därför kan det vara svårt att skapa ett schema för ditt team som verkligen fungerar, men låt oss gå igenom de vanligaste här:

Excel

Fördelar

• Låg kostnad (Om du redan har en licens är det i princip gratis)
• Snabb inlärningskurva för grundläggande användning
• Går att anpassa
• Avancerade funktioner
• Fungerar ihop med Android, iOS, Windows och Mac OS X

Nackdelar

• Tidskrävande att skapa och uppdatera scheman
• Enkelt att göra misstag
• Går inte att dela
• Åtkomst på endast ett ställe
• Ingen kontroll över olika versioner
• Ingen historik
• Svårt att använda mer komplexa funktioner utan avancerad träning
• Visar inte krockar i schemat
• Begränsad helhetsbild av schemat
• Svårt att samarbeta

Google Sheets

Fördelar

• Gratis
• Enkel att använda för nybörjare
• Åtkomst från alla enheter och webbläsare
• Designad för samarbete
• Integration med Google Suite

Nackdelar

• Tidskrävande att skapa och uppdatera scheman
• Ingen funktion för att meddela personalen om ändringar
• Svårt att använda mer komplexa funktioner utan avancerad träning
• Svårt att hålla koll på krockar i schemat
• Begränsad helhetsbild av schemat

Tänk på detta: Använder du Google Sheets för att lägga ditt schema så se till att du har rätt inställningar innan du skickar iväg det till ditt team. Du vill att länken ska ge tillstånd att “visa bara” och inte “redigera” för att säkerställa att ingen går in och ändrar i arbetsschemat utan att du vet om det.

Program för schemaläggning

Fördelar

• Minskar avsevärt tiden du spenderar på administration (upp till 80%)
• Överkomligt pris, beroende på leverantören
• Åtkomst från alla digitala enheter
• Tillåter passbyten
• Återanvändning av schemamallar
• Kan skapa schema baserat på kompetensnivå hos personalen
• Smarta larm som varnar när lagar eller regler inte följs

Nackdelar

• Inlärningskurva med en ny plattform
• Kundsupport för gratisversioner kan vara begränsad

Notering: Utöver de alternativ som presenterades ovan så finns det fler appar designade för schemaläggning för enstaka individer t.e.x. frilansare, till skillnad från de för detaljhandeln eller restaurangbranschen.

Några välkända appar för individuell användning är Schedule Planner och WorkTime. Eftersom de här apparna inte lämpar sig för verksamheter med fler än en anställd så kommer vi inte gå på djupet med dessa.

Vanligtvis så föredrar verksamheter att använda Excel eller Google Sheets som verktyg för schemaläggning. De är trots allt välkända och “gratis” (inga extra kostnader utöver budgeten). Men såhär ligger det till:

Exceldokument fungerar helt enkelt inte för schemaläggning av personal

Excel fungerar utmärkt för hjälp med beräkning av siffror och visuella grafer. Att däremot använda Excel för schemaläggning kommer bara göra dig mindre produktiv – och så även ditt team.

Sanningen är att Excel är inte ett effektivt verktyg för schemaläggning – speciellt inte om du har en verksamhet där personalen arbetar i pass. Att skapa scheman i Excel kan vara tidskrävande, opålitligt och krångligt samt resultera i en sämre arbetskultur inom organisationen.

Detta är redan allmänt känt hos många av er, speciellt om du är van vid att jobba mycket i Excel. Är du fortfarande tveksam så läs vidare så förklarar jag mer i detalj varför så är fallet:

Effektiv schemaläggning av ditt team kräver mer än ett Exceldokument.

Program som Excel har inte de huvudfunktioner du behöver för att automatisera alla de tidskrävande och monotona uppgifter som krävs för planering av arbetsscheman. 

Exempelvis så är det inte möjligt för personalen att själva fylla i när de kan arbeta i förhand. Det måste ske i person, via telefon, sms eller email. Slutligen måste du själv fylla i all information du tagit del av.

Det är heller inte möjligt att organisera din personal efter arbetsroll eller vem som har semester, det måste göras separat. I slutändan har du viktig data på flera olika ställen, vilket gör att du enkelt missar viktiga detaljer eller slösar tid på att leta rätt på informationen.

En digital app för schemaläggning kan däremot kombinera både kommunikation med viktig data, så att du slipper scrolla igenom gamla mail eller (ännu värre) förlita dig på ditt minne.

Att lägga scheman med Excel tar längre tid och är svåra att uppdatera.

Även om du använder schemamallen från oss så slösar du fortfarande enormt mycket tid på att anpassa, ändra och uppdatera ditt schema varje gång det sker en förändring från något håll.

Till skillnad från Excel så gör program skapade för schemaläggning allt det jobbiga arbetet åt dig.

Exceldokument hjälper dig inte med helhetsbilden.

Utan ett gemensamt ställe där du samlar all personalinformation och data så är det svårt att veta exakt hur effektivt du schemalägger dina anställda. 

Med ett kraftfullare verktyg för schemaläggning såsom Planday kan du automatisera en hel del repetitiva och tidskrävande administrativa uppgifter. Dessutom blir det tydligt när du är överbemannad. Du kan enkelt jämföra lönekostnader med intäkter veckovis samt schemalägga personal efter behov och mängden kunder.

Känner du att din arbetsdag inte utnyttjas på bästa sätt? Isåfall så har vi goda nyheter åt dig: Att öka din produktivitet är inte svårt. Det enda som krävs är att du har ett öppet sinne för hur du ska hantera din tid. Ta reda på vad kunder hos Planday gör för att få ut det mesta av tiden på jobbet:

Lär dig mer

Varför väljer företag andra program för schemaläggning istället för Excel?

När människor och processer inte är organiserade så finns det en tendens att allt längre ner i verksamheten också rasar samman.

För att undvika misstagen nedanför och istället guida ditt team mot framgång så krävs det en förändring. Här är några av de vanligaste anledningarna till varför kunder byter till schemaverktyg såsom Planday:

• För mycket tid går åt att leta efter saker. Hittar du inte dina filer? Mail med frågor om ledighet och semester? All tid du ägnar åt att leta efter saker kan du istället lägga på att få viktiga saker gjort.
• Du missar saker. Eftersom du inte hittar det där enstaka mailet, eller glömmer att följa upp saker så råkar du schemalägga en anställd som är på semester.
• Alla känner sig mer stressade. Och som vi alla vet, mer stress på ett ställe leder oftast till fler problem på andra.
• Sämre arbetsmoral i teamet. När väl arbetsmoralen sjunker kan du förvänta dig en högre personalomsättning.
• Förlorade pengar. Detta på grund av hur de tidigare 4 problemen staplas ovanpå varandra vilket självklart får konsekvenser.
• Organisation. Vill du ha ett organiserat team måste du börja med att organisera upp dig själv!

Kom igång med att skapa ditt egna arbetsschema.

Innan du börjar skapa ditt schema måste du göra följande:

1. Gör en budget för löner.

Se till att kartlägga alla faktorer som potentiellt kan orsaka förändringar i schemat (intensiva perioder, helgdagar etc.)

2. Be alla anställda att lämna in när de föredrar att jobba och när de är tillgängliga.

Händigt nog så automatiserar Planday detta för dig.

3. Registrera dina anställda i ditt program för schemaläggning.

Här kan du fylla i kontraktstimmar för varje anställd och annan viktig information du behöver. Förmodligen rör det sig om:

• Kompetens
• Kvalifikationer
• Begränsning av övertid

4. Ta reda på vilka typer av arbetspass som du behöver personal för.

Det är med stor sannolikhet att du behöver olika typer av positioner i din verksamhet så det här steget är viktigt ifall du planerar på att tillåta passbyten.

Använder du ett program som Planday kan du per automatik begränsa passbyten baserat på olika kompetens- och erfarenhetsnivåer. Detta tar oss till nästa steg…

5. Skapa riktlinjer och regler för passbyten.

Se till att alla i teamet är på samma sida när det kommer till riktlinjer för passbyten.

Det kan vara en bra ide att begränsa passbyten mindre än 24 timmar innan passet börjar eftersom chansen är liten att någon tar sig an passet så nära inpå.

Se till att du behåller kontroll över alla passbyten – t.e.x. vill du inte att dina mest erfarna säsongsarbetare byter pass med en mindre erfaren person när nya personer befinner sig på samma arbetspass.

När väl all information är på plats i ditt schemaprogram kan du börja kartlägga lediga arbetspass som du behöver personal till. Självklart är skapandet av ett schema inte en engångsföreteelse.

6. Använd en mall för att spara tid.

Du behöver inte börja om från början varje gång. När du väl lagt ett schema som fungerar för den period du planerat för (oavsett om det är 1 vecka, 2 veckor eller 1 månad), så kan du enkelt använda samma schema som mall för kommande perioder.

Förhoppningsvis hjälper den här information dig med att komma igång (utan att bli för överväldigad). Ta steg för steg, ge dig själv tid att justera och förstå din process för schemaläggning och om du känner för det, testa också Planday! Du klarar det här!

Inga mer Exceldokument: Säg hej till ditt nya digitala arbetsschema från Planday.

Påbörja en 30-dagar gratis testperiod eller boka en demo idag.