Hur man pimpar sin kommunikation i ett snabbväxande företag

Hur man pimpar sin kommunikation i ett snabbväxande företag

Allt vi gör på Planday handlar om att göra saker enklare - för våra kunder och för oss internt. Vi vet att effektiv kommunikation är kärnan i allt detta, så Planday ägnar mycket tid åt att arbeta för att detta ska ske. 

Oavsett om du är en restaurangchef som schemalägger personal för helgen eller en vårdhemschef som balanserar människor med rätt utbildning på rätt plats 24/7 för att ta hand om dina patienter, har Planday din kommunikation täckt - i en enkel, allt-i-ett-lösning.

Men att se till att människor får rätt information för att göra saker enklare är inte bara något som vår plattform driver, det är en viktig del av livet på Planday. Vi träffade Jacob Pyndt, Plandays Operations Director, för att se hur han arbetar för att förenkla kommunikationen på alla våra kontor runt om i världen och hur du också kan göra det.

Kommunikation är nyckeln, oavsett företagets storlek

"Oavsett om du är ett litet hotellföretag eller ett stort vårdhem med hundratals anställda är tydlig och effektiv kommunikation en viktig del av varje framgångsrik organisation", säger Jacob. 

"Det gör det möjligt för chefer att bättre planera och organisera sina medarbetare och avdelningar - och inte slösa tid på små uppgifter som skiftbyten - så att de kan fokusera på att få de bäst kvalificerade personerna till rätt roller istället.

"Vi vet att det här är uppgifter som chefer och arbetsgivare måste hantera varje dag. Och vi vet att enkel och tydlig kommunikation är en förutsättning för att allt ska fungera.

Jacob säger att bättre kommunikation inte bara motiverar och behåller personalen, utan också hjälper företagen att nå sina mål.

"Oavsett vad ditt företag sysslar med eller hur många anställda du har vill vi alla motivera personalen och behålla dem så länge som möjligt. Det här är något vi brinner för på Planday - att främja öppenhet, transparens och ett fritt flöde av idéer mellan människor", säger Jacob.

"Det innebär att feedback och idéer från hela företaget - från människor i olika roller med olika erfarenheter - lyssnas på och värdesätts när vi går in i framtiden.

"Vi vet att yngre medarbetare som Millennials ofta stannar på ett jobb i högst två år. Att motivera medarbetarna och hjälpa dem att se hur deras insatser bidrar till företaget som helhet är därför viktigare än någonsin. 

"Regelbunden och öppen kommunikation mellan ledning, medarbetare och kunder säkerställer att alla är på samma sida om vad som händer och bidrar till att alla arbetar mot samma vision.

"Det innebär också att vi får de bästa idéerna - de kan komma från alla håll, inte bara uppifrån och ner."

Hur styr Planday sina medarbetare?

"Planday är ett globalt företag. Av den anledningen kan kommunikationen mellan våra medarbetare runt om i världen vara utmanande. Vi är medvetna om att vi inte riktigt har träffat mitt i prick än, men vi strävar ständigt efter att förbättra vår interna, företagsövergripande kommunikation varje dag", säger Jacob.

Så hur fungerar kommunikationen i ett företag som växer och skalar med så många anställda i många olika länder? Jacob menar att nyckeln ligger i de rutiner eller ritualer som man sätter upp.

Rutiner för kommunikation

"Vi vill enkelt kunna kommunicera med både våra kunder och våra medarbetare över hela världen. Det går inte att göra enbart med informella chattar, e-postmeddelanden och telefonsamtal. Det kräver rutinmässig kommunikation", säger Jacob.

"För att möta denna utmaning frågade Planday först oss själva: "Vad är det vi vill kommunicera? Att hålla fokus på vad vi vill säga, varför vi säger det och till vem - och se till att det räknas - är det som kan bidra till att göra vår kommunikation effektiv och engagerande. 

"Vi vill att våra intressenter ska känna till viktiga budskap som rör företaget, liksom strategisk kund- och medarbetarinformation. Vi vill också ge både våra kunder och vår personal en känsla av att de har makt inom företaget. 

"Genom att etablera vissa rutiner har vi hittat ett effektivt sätt att förmedla den informationen. Det är något man lägger in i kalendern och som företaget sedan kan planera efter som ett bra sätt att få ut vårt budskap till de människor som behöver höra det - och även få deras feedback på det.

"Vi har två viktiga sätt att göra kommunikationen okomplicerad. Det nyaste, som vi är mycket glada över, ger människor inom företaget möjlighet att engagera kunder och hjälpa oss att ta emot de budskap vi behöver från olika branscher i olika delar av världen. 

Initiativet Communication Champions (CommsChamps)

Jacob berättar att Planday är pionjärer inom CommsChamps - ett nytt spännande kommunikationsinitiativ som lanseras inom kort. 

"Syftet med CommsChamps är att engagera medarbetare och kunder", säger Jacob.

"Varje del av vår verksamhet måste fokusera på dem som vi är här för att tjäna - våra kunder. Målet med CommsChamps-programmet är att utse kommunikationsambassadörer i varje team som är representativa för våra olika enheter och geografiska verksamhetsområden. 

"Dessa ambassadörer rapporterar sedan om problem eller frågor i hela verksamheten och återkopplar informationen till vår CommsChamps-grupp och till teamet i stort så att vi omedelbart kan mobilisera de resurser och personer som behövs för att lösa dem.  

"Precis som starka och konsekventa feedbackloopar hjälper våra utvecklare att utveckla och anpassa Planday-plattformen till våra kunders behov, så kommer den mer omedelbara feedbacken till företaget från varje marknad och bransch att återkopplas via våra nya CommsChamps."

Rådhusen

Även om Planday går i bräschen för en bättre kommunikation genom CommsChamps, säger Jacob att även i den snabba SaaS-världen är ett gammaldags och pålitligt "town hall"-möte ibland precis vad företaget behöver för att se till att alla vet vad som händer.

"Det här är företagsomfattande möten där alla Planday-kontor från hela världen ringer in för att delta - den första fredagen i varje månad. Det finns alltid med i kalendern och teamen planerar runt det för att se till att de är där. 

"Tidigare hade vi alla de olika avdelningarna på Planday som gav rapporter och uppdateringar. Men vi upptäckte att det tillvägagångssättet inte riktigt fungerade. Avdelningarna rapporterade ofta om mindre detaljer i sitt arbete som inte nödvändigtvis var relevanta för hela teamet. När man bombarderar människor med information, särskilt när en stor del av den är irrelevant för deras jobb, börjar de helt enkelt stänga av. Jag tror att det bara är den mänskliga naturen!

"Det är här som de mer regelbundna och direkta dagliga avstämningarna med enskilda team är mer effektiva. De ger snabbt rätt personer den specifika och detaljerade information som de behöver för att utföra sina jobb.

"Detta innebär att vi fokuserar våra Town Halls på två viktiga ämnen: våra kunder och våra medarbetare. Precis som våra kunder är vi ett företag som drivs av människor. Det sätt vi bygger vår plattform på är en förlängning av det sätt vi bygger våra egna team och vår egen verksamhet - med öppen feedback, transparens och tydlig kommunikation."

Jacob säger att Planday, som ett mjukvaruföretag som betjänar så många andra företag, har en enorm inverkan på tusentals människors yrkesliv. 

"Varje del av Planday strävar efter att göra en verklig skillnad för de människor som använder vår plattform. Därför vill vi visa på en tydlig koppling mellan vad våra medarbetare gör och vad kunderna känner. För att göra detta på ett effektivt sätt vill vi visa det för våra medarbetare - och låta dem se hur det de gör hjälper de kunder de betjänar. 

"Ibland delar vi med oss av en kunds berättelse eller bjuder in dem för att berätta om den inverkan Planday har haft på deras liv och verksamhet. Detta kan vara mycket kraftfullt och bidrar till att skapa en känslomässig koppling mellan Planday och de kunder vi betjänar."

Hur ser framtiden ut för kommunikationsavdelningen på Planday?

Som SaaS-företag är Planday enligt Jacob alltid öppet för nya idéer och satsningar som förenklar kommunikationen över hela världen.

"Inom en snar framtid hoppas vi kunna göra dessa initiativ ännu bättre än vad de är idag. Vi vill alltid prova nya saker för att hålla kommunikationen mellan oss som företag, våra kunder och våra medarbetare så effektiv som möjligt - med nya integrationer och initiativ. Vi vill ständigt förbättra både vår informella kommunikation och vårt globala, företagsövergripande engagemang", säger Jacob.

"Vår kommunikation är redan strukturerad i olika människocentrerade rutiner - som Town Hall-mötena och CommsChamps. Vi skulle vilja utveckla dessa rutiner ännu mer än vad vi gör idag, för att säkerställa att vi kommunicerar relevant och tydlig information på ett transparent sätt med alla intressenter och kunder på våra många marknader och kontor runt om i världen.

"Vi planerar också att utöka vår kommunikation genom mentorskap, omvänt mentorskap - för att hålla kommunikationen dubbelriktad, samt att använda vårt intranät så att Planday-medarbetarna får information om företaget, dess värderingar, mål och ambitioner nu och i framtiden."

Vill du se hur Planday hjälper dig att underlätta kommunikationen med dina anställda? Registrera dig för en demo här.

Alla bilder från Unsplash