4 typer av kommunikationsstilar på arbetsplatsen

Ditt jobb som chef är att skapa resultat genom andra människor, och det innebär att du måste kommunicera med dem på ett sätt som de kan relatera till och förstå. Dina anställda måste kunna ta till sig den information du ger dem och använda informationen för att skapa bra resultat. Om du inte kommunicerar på ett effektivt sätt kommer dina anställda inte att veta vad de ska göra med informationen eller så kanske de inte känner sig tillräckligt motiverade för att leverera resultat.

Men, om du kommunicerar på ett effektivt sätt med dina anställda kommer du att se positiva resultat i form av ...

• Bättre prestationer hos de anställda (de vet vad som förväntas av dem och vilka mål de arbetar mot)
• Bättre resultat på alla nivåer i organisationen
• Mer tid för dig att fokusera på ditt jobb (eftersom de anställda inte behöver ställa frågor eller få förtydliganden)
• Bättre användning av resurser (mindre tid som läggs på att åtgärda misstag på grund av dålig kommunikation innebär mer tid för att fokusera på att leverera bra resultat)
• Snabbare och tydligare beslut (eftersom det går snabbare att ta reda på vad förvirringen beror på)
• Förbättrad moral hos de anställda (när kommunikationen fungerar bättre mår de bättre och vill uppnå resultat).

Chefer måste veta hur man kommunicerar med de anställda på det effektivaste sättet, vilket kan innebära att du måste använda olika kommunikationsstilar. Även om du är bra på en kommunikationsstil, måste du kunna anpassa dig och ibland kommunicera på ett annat sätt. Det kan verka svårt om du har ett team på 50 personer och försöker ta reda på hur du ska kommunicera på 50 olika sätt.

Även om det finns flera olika kommunikationsstilar, finns det framförallt fyra olika kommunikationsstilar. Vissa kanske till och med föredrar en kommunikationsstil framför den andra eller kombinerar två olika kommunikationsstilar. Vi kommer att ta upp de fyra viktigaste kommunikationsstilarna, olika egenskaper och hur man kommunicerar på ett effektivt sätt.

Kom ihåg att det inte finns någon kommunikationsstil som är ”rätt” eller ”bäst”. Det ”rätta” eller ”bästa” sättet vid kommunikation är att förstå vilken av dessa kommunikationsstilar den andra personen föredrar och att skräddarsy din stil efter dem.

Vilka olika kommunikationsstilar finns det?

1. Direkt kommunikationsstil

En direkt kommunikationsstil är tydlig, koncis och ofiltrerad. Det finns inga dolda meddelanden eller budskap. Människor med en direkt kommunikationsstil föredrar tydlig information som inte kan missförstås. De vill komma till poängen snabbt och vill att andra ska göra detsamma.

Personer med denna stil är vanligtvis kända för att vara aggressiva eller väldigt bestämda i sitt sätt att kommunicera med andra personer. De kan dominera en konversation, antingen individuellt eller i grupp. 

De som använder sig av direkt kommunikation brukar ...

• Be dig att ”komma till poängen”
• Gillar inte småprat
• Säga till snabbt om de tycker att informationen inte är viktig för dem
• Fokusera på att få den information de behöver snabbt så att de kan starta arbetet
• Be folk att göra något i stället för att be dem göra något
• ”Säg som det är” utan rädsla för hur andra kommer att tolka meddelandet
• Berätta för andra exakt hur de mår i stället för att dölja det

En av fördelarna med den här kommunikationsstilen är att du vet exakt var du har personen. De kommer att berätta för dig om sina exakta tankar och känslor kring ett visst ämne.

Så här arbetar du med de som använder direkt kommunikation

• Undvik inte ett problem och agera inte passivt – prata öppet om det
• Använd inte obestämda ord som ”kanske” eller ”möjligen” – fokusera på avgörande åtgärder och nästa steg
• Använd tydliga deadlines så att de vet vad som förväntas och när
• Be om feedback

2. Analytisk kommunikationsstil

En analytisk kommunikationsstil fokuserar på planer, processer och förberedelser. Allt analyseras och tänks igenom noggrant. Människor med en analytisk kommunikationsstil är besatta av detaljer och vill ha varje steg i en process eller ett projekt specificerat på ett tydligt sätt.

Analytisk kommunikation kallas även funktionell kommunikation eftersom den fokuserar på allt som ger värde. De kommer att ställa massor av frågor för att säkerställa att alla detaljer fångas upp.

De som använder sig av en analytisk kommunikationsstil brukar ...

• Inte fokusera på helheten utan på detaljerna
• Gilla data och siffror och inte känslomässiga berättelser
• Inte gillar att improvisera eller göra förändringar 
• Inte vara känslomässiga
• Använda logik och data för att fatta beslut i stället för att gå på ”magkänsla” eller använda intuition
• Tycker om att kartlägga processer för att säkerställa att allt dokumenteras
• Noterar detaljer som andra missar

Så här arbetar du de som använder sig av analytisk kommunikation

• Använd inte känslomässiga berättelser eller ord
• Ge tydliga instruktioner där varje steg är dokumenterat
• Förklara alla viktiga aspekter av projektet/uppgiften – säg inte bara ”Här är målet” och låt andra personer ta reda på det)
• Ge dem möjlighet att identifiera/lösa problem med processer

3. Samarbetsinriktad kommunikationsstil

En samarbetsinriktad kommunikationsstil fokuserar på att inkludera andra människor i stället för att bara arbeta med andra människor. Det är en miljö där allas röster hörs och uppskattas.

Personer med en samarbetsinriktad kommunikationsstil vill se till att de får feedback/åsikter från så många personer som möjligt. De tar hänsyn till andra människor i en diskussion. 

De som använder sig av en samarbetsinriktad kommunikationsstil brukar ...

• Se till att alla i projektet får möjlighet att tala
• Se till att beslut inte fattas förrän allas åsikter har beaktats
• Välja den bästa lösningen som hjälper flest människor
• Ta längre tid på sig att fatta beslut för att ta kunna ta hänsyn till allas synpunkter
• Fokusera på andra i stället för på sig själva

Så här arbetar du med de som har en samarbetsinriktad kommunikationsstil

• Ge dem möjlighet att arbeta med projekt där flera personer ingår
• Ge dem möjlighet att ge sitt perspektiv i stället för att bara berätta för dem vad de ska göra
• Ge dem fasta deadlines så att de vet när de ska samarbeta och när de ska fatta beslut
• Hjälp dem att förstå att den bästa lösningen kanske inte fungerar för alla

4. Uttrycksfull kommunikationsstil

En uttrycksfull kommunikationsstil fokuserar på sociala interaktioner och att skapa en trevlig atmosfär. Personer som använder sig av en uttrycksfull kommunikationsstil gillar att saker händer snabbt, de vill ha kul.

De som använder sig av en uttrycksfull kommunikationsstil brukar ...

• Tycka om att diskutera ”varför” i stället för ”hur”
• Tänka stort och de har stora idéer och ambitiösa mål
• Se helheten och fokuserar inte på detaljerna
• Tycka om att ha filosofiska diskussioner i stället för steg-för-steg-instruktioner
• Fokusera mer på framtiden i stället för nuet
• Ändra sig ofta

Så här arbetar du med de som har en uttrycksfull kommunikationsstil

• Fråga vad deras ”vision” är för projektet/uppgiften
• Fråga inte om detaljer – fråga om helheten
• Fråga dem om deras tankar och känslor om ämnet
• Hjälp dem koppla samma sina stora visioner med praktiska lösningar
• Håll dem fokuserade genom att bara arbeta med ett eller några få projekt åt gången

Hur identifierar du olika kommunikationsstilar på arbetsplatsen?

Nu när vi har presenterat de fyra typerna av kommunikationsstilar på arbetsplatsen är nästa steg att identifiera vilken stil dina anställda föredrar.

Det finns många olika sätt att ta reda på vilken stil människor vanligtvis använder för att kommunicera. Vi kommer att ta upp 3 av de vanligaste bedömningarna och hur de fungerar med olika kommunikationsstilar.

• Metoden ”True Colors”

True Colors delar in människor i 4 separata kategorier som motsvarar färger – Orange, Guld, Grön och Blå.

Varje person faller vanligtvis in i en av dessa 4 färger, och bedömningen hjälper människor att förstå hur deras färg vanligtvis beter sig och hur de kan arbeta med människor som har en annan ”personlighetsfärg”. Med de visuella färgerna kan det vara en bra metod i branscher som handlar om konst och kreativitet.

• DiSC – Dominance, influence, Steadiness, and Conscientiousness

DiSC-bedömningen delar in människor i en av fyra personlighetskategorier – Dominans, Inflytande, Stabilitet och Noggrannhet DiSC-bedömningen används i flera olika typer av företag och hjälper till att se tendenser och hur man kan förbättra interaktionen med andra.

• The Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)

MBTI är en bedömning som hjälper människor att förstå hur de uppfattar världen och fattar beslut. Det finns 16 olika typer av MBTI-personligheter och bedömningen hjälper människor att förstå sig själva, hur andra typer uppfattar världen och fattar beslut och hur de interagerar med de övriga 15 personlighetstyperna.

Sammanfattningsvis är det viktigaste att veta om kommunikation på arbetsplatsen är att det inte finns en viss strategi som passar alla. Som chef måste du känna till ditt teams stil och kunna anpassa dig till deras stil så att du kan uppnå resultat.

När du ”träffar människor där de är” och genom att kommunicera på ett sätt som de kan relatera till, ökar du chansen att de förstår och engageras i diskussionen. Ju mer engagerade människor är på arbetsplatsen, desto mer vill de prestera på en hög nivå och hjälpa organisationen att lyckas.