4 typer kommunikasjon på arbeidsplassen

Din jobb som leder er å oppnå resultater gjennom andre mennesker, og det betyr å kommunisere til dem på en måte de kan forholde seg til og forstå. Medarbeiderne dine må kunne ta informasjonen du gir dem og gjøre den om til resultater. Hvis du ikke kommuniserer effektivt, vet ikke medarbeiderne hva de skal gjøre med informasjonen, eller de føler seg kanskje ikke engasjert nok til å levere resultater.

Men når du kommuniserer effektivt med medarbeiderne dine, vil du se positive resultater innenfor en rekke områder

• Økt performance hos medarbeiderne (de vet tydelig hva som forventes av dem og hvilke mål de arbeider mot)
• Bedre resultater på alle nivåer i organisasjonen
• Mer tid til å fokusere på oppgavene dine (fordi medarbeiderne ikke bruker tid på å stille spørsmål eller søke avklaring)
• Bedre bruk av ressurser (mindre tid til å fikse feil på grunn av dårlig kommunikasjon betyr mer tid til å fokusere på å levere gode resultater)
• Raskere og tydeligere beslutninger (fordi det går med mindre tid til å prøve å finne ut av misforståelser)
• Styrket lojalitet og innsats (når vi som mennesker kommuniserer mer effektivt, blir vi mer positivt innstilt til andre og ønsker å oppnå resultater

Ledere må vite hvordan de skal kommunisere med sine medarbeidere på den mest effektive måten, noe som kan innebære at de må bruke ulike stiler. Selv om du er flink til én kommunikasjonsstil, må du gå utenfor komfortsonen når du jobber med noen med en annen stil. Det kan virke avskrekkende hvis du har et team på 50 personer og du prøver å finne ut hvordan du kan tilpasse deg 50 forskjellige stiler.

Selv om det finnes flere kommunikasjonsstiler, benytter de fleste deler fra én av fire ulike kommunikasjonsstiler. Noen foretrekker også den ene stilen fremfor den andre, eller kombinerer to forskjellige stiler. Vi vil dekke de fire viktigste kommunikasjonsstilene, de egenskapene folk viser med hver stil, og hvordan man arbeider med hver enkelt stil for å kommunisere på en effektiv måte.

Husk at det ikke finnes noen "riktig" eller "beste" kommunikasjonsstil blant de fire stilene. Den "riktige" eller "beste" måten å kommunisere på er å forstå hvilken av disse stilene den andre personen foretrekker og skreddersy stilen din til vedkommende.

Hvilke forskjellige kommunikasjonsstiler finnes på arbeidsplassen?

1. Direkte kommunikasjon

En direkte kommunikasjonsstil er tydelig, konsis og ufiltrert. Det finnes ingen skjulte budskap og ingen subtilitet. Folk med en direkte kommunikasjonsstil foretrekker tydelig og handlingsrettet informasjon uten noen form for småprat. De vil komme raskt til poenget og ønsker at andre skal gjøre det samme.

Personer med denne stilen er vanligvis kjent for å være aggressive eller selvsikre i kommunikasjonsmåten med andre. De kan dominere en samtale enten individuelt eller i grupper. 

Kjennetegn ved direkte kommunikatører

• Ber deg om å «komme til poenget»
• Liker ikke småprat
• Mister raskt interessen hvis de opplever at opplysningene ikke er viktig for dem
• Er opptatt av å få den informasjonen de trenger raskt, slik at de kan komme i gang med jobben
• Forteller andre at de skal gjøre noe i stedet for å be dem om å gjøre noe
• «Si det slik det er» uten frykt for hvordan andre vil tolke det de sier
• Fortelle andre nøyaktig hvordan de føler seg i stedet for å skjule det

En av fordelene med denne kommunikasjonsstilen er at du vet nøyaktig hvor du står med den personen. De vil fortelle deg nøyaktig hva de tenker og føler om et tema.

Slik samarbeider du med direkte kommunikatører

• Ikke unnvik et problem eller forsiktig tilnærme deg problemet, snakk åpent om det
• Ikke bruk ubesluttsomme ord som «kanskje» eller «muligens», fokuser på beslutninger og veien videre
• Bruk tydelige tidslinjer slik at de vet hva som forventes og når
• Be om tilbakemelding

2. Analytisk kommunikasjonsstil

En analytisk kommunikasjonsstil fokuserer på planer, prosesser og forberedelser. Alt blir nøye analysert og gjennomtenkt. Mennesker med en analytisk kommunikasjonsstil er opptatt av detaljer og ønsker at hvert trinn i en prosess eller et prosjekt skal være gjennomarbeidet og spesifisert.

Analytiske kommunikatører kalles også funksjonelle kommunikatører fordi de fokuserer på alt som gir verdi. De stiller mange spørsmål for å sikre at alle detaljer blir dekket.

Kjennetegn ved analytiske kommunikatører

•  Tenker ikke på det store bildet og fokuserer i stedet på detaljene
• Foretrekker data og tall fremfor følelser
• Liker ikke å improvisere eller følge strømmen
•  Er ikke emosjonelle
• Bruker logikk og data til å ta beslutninger i stedet for å følge magefølelsen eller bruke intuisjon
• Liker å kartlegge prosesser for å sikre at alt er dokumentert
• Legger merke til detaljer som andre overser

Slik samarbeider du med analytiske kommunikatører

• Ikke bruk emosjonelle historier eller ord
• Gi dem tydelige instruksjoner med hvert trinn dokumentert
• Forklar alle viktige aspekter ved prosjektet/oppgaven (ikke bare «dette er målet.» Og la dem finne ut av det selv)
• Gi dem muligheter til å identifisere/løse problemer med prosesser

3. Samarbeidsorientert kommunikasjonsstil

En samarbeidsorientert kommunikasjonsstil fokuserer på å inkludere andre mennesker i stedet for bare å jobbe med andre mennesker. Dette er et miljø der alles stemme blir hørt og verdsatt.

Personer med en samarbeidsorientert kommunikasjonsstil ønsker å sikre at de får tilbakemeldinger/meninger fra så mange som mulig. De tar hensyn til andre mennesker i en diskusjon. 

Kjennetegn ved samarbeidsorienterte kommunikatører

• Sørger for at alle i prosjektet får mulighet til å snakke
•  Sikrer at beslutninger ikke tas før alles mening er tatt hensyn til
• Velger den beste løsningen som hjelper flest mennesker
• Bruker lengre tid på å ta beslutninger som tar hensyn til alles innspill
• Fokusere på andre i stedet for seg selv

Slik samarbeider du med samarbeidsorienterte kommunikatører

• Gi dem muligheten til å jobbe med prosjekter med flere personer
• Gi dem muligheten til å gi sitt perspektiv i stedet for bare å fortelle dem hva de skal gjøre
• Gi dem faste tidsfrister slik at de vet når de skal samarbeide og når de skal ta beslutninger
• Hjelp dem med å forstå at den beste løsningen kanskje ikke fungerer for alle

4. Uttrykksfull kommunikasjonsstil

En uttrykksfull kommunikasjonsstil fokuserer på sosial interaksjon og å skape en hyggelig atmosfære. Folk med en uttrykksfull kommunikasjonsstil liker å bevege seg raskt og ha det morsomt.

Kjennetegn ved uttrykksfulle kommunikatører

• Liker å diskutere «hvorfor» i stedet for «hvordan»
• Tenker stort med store ideer og ambisiøse mål
• Fokuserer på det store bildet og er ikke opptatt av detaljer
•  Liker filosofiske diskusjoner i stedet for å kartlegge trinnvise instruksjoner
• Er mer opptatt av fremtiden i stedet for nåtiden
• Endrer ofte mening

Slik samarbeider du med uttrykksfulle kommunikatører

• Spør hva deres visjon er for prosjektet/oppgaven
• Ikke spør om detaljer – spør om det store bildet
•  Spør dem om deres tanker og følelser om temaet
• Bidra til å ramme inn store ideer mot praktiske løsninger
• Hold dem fokusert ved kun å arbeide med ett eller noen få prosjekter om gangen

Hvordan identifiserer du ulike kommunikasjonsstiler på arbeidsplassen?

Nå som vi har delt de fire typene kommunikasjonsstiler på arbeidsplassen, er neste trinn å identifisere hvilken stil medarbeiderne foretrekker.

Det finnes mange forskjellige verktøy som kan brukes til å finne ut hvilken kommunikasjonsstil ulike personer bruker. Vi vil dekke 3 av de vanligste verktøyene og hvordan de tilnærmer seg kommunikasjonsstiler.

• True Colors Methodology

True Colors-verktøyet deler mennesker inn i 4 separate kategorier som tilsvarer farger – oransje, gull, grønn og blå.

Hver enkelt person faller vanligvis inn under én av disse 4 fargene, og verktøyet hjelper den enkelte med å forstå hvordan fargen deres vanligvis oppfører seg og hvordan de kan samarbeide med mennesker som har en annen «personlighetsfarge». På grunn av bruken av visuelle farger vil dette verktøyet være populært i kunstneriske eller kreative bransjer.

• Everything DiSC

DISC-verktøyet deler mennesker inn i én av fire kategorier av personligheter – dominans, innflytelse, stabilitet og samvittighet. DiSC-verktøyet brukes til ulike formål, og hjelper mennesker med å lære om sine tendenser og hvordan de kan forbedre samhandlingen med andre.

• Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)

Myers-Briggs Type Indicator er et verktøy som hjelper mennesker med å forstå hvordan de ser på verden og foretar beslutninger. Det finnes 16 forskjellige typer MBTI-personligheter, og verktøyet hjelper mennesker med å forstå seg selv, hvordan andre mennesketyper oppfatter verden og tar beslutninger, og hvordan de samhandler med de andre 15 personlighetstypene.

Kort oppsummert er det viktigste poenget at når det gjelder kommunikasjon på arbeidsplassen, finnes det ikke en beste løsning for alle. Som leder må du kjenne teamets stil og kunne tilpasse deg deres stil, slik at du kan oppnå de resultatene du ønsker.

Når du møter folk der de er ved å kommunisere på en måte de kan forholde seg til og forstå, øker du sjansen for at de forstår hva du mener og blir engasjert i diskusjonen. Jo mer engasjerte folk er på arbeidsplassen, desto mer vil de prestere på et høyt nivå og hjelpe bedriften med å lykkes.