KPIs, die jeder Restaurantmanager verfolgen sollte

KPIs für Restaurantmanager

Umsatz- und Rentabilitäts-KPIs

• Kapitalfluss
• Kosten der verkauften Waren
• Lohnkosten-Prozentsatz
• Umsatz pro Mitarbeitendem per Stunde
• Einnahmen pro verfügbarem Sitzplatz per Stunde
• Fluktuationsrate der Tischbelegung
• Durchschnittliche Tischbelegung
• Ausgaben pro Kopf
• Fluktuation der Mitarbeitenden

Kundenerlebnis-KPIs

• Online-Rezensionen
• Kundenbindungsrate

Marketing-KPIs

• Social Media Interaktion
• Website-Besuche

Warum sind KPIs so wichtig für Restaurantmanager?

Die beste Möglichkeit für Manager, einen Einblick in die Leistung ihres Restaurants zu erhalten, besteht darin, sowohl die Team- als auch die Finanzleistung anhand von KPIs zu erfassen und zu messen. Mit Hilfe von KPIs können Sie schnell alle Probleme in der Art und Weise, wie Sie Ihr Restaurant führen, erkennen und entsprechend handeln oder auch Zeit für die Pflege und Weiterentwicklung der Bereiche aufwenden, in denen Sie bereits gut abschneiden.

Das Gastgewerbe war schon immer ein wettbewerbsintensives Gewerbe. Knappe Margen und wechselnde Ernährungstrends machen die Führung eines erfolgreichen Restaurants schwierig. Hinzu kommt, dass Gastronomen oft das Gefühl haben, in einem Nebel gefangen zu sein – selbst bei regelmäßiger physischer Präsenz im Restaurant kann es schwierig sein, das Personal und alle täglichen Abläufe im Auge zu behalten.

Was genau sind KPIs?

KPIs, auch bekannt als Key Performance Indicators (oder Leading Indicators), sind messbare Datenpunkte, die zeigen, ob Ihr Restaurant auf dem besten Weg ist, seine Ziele zu erreichen. Mit Hilfe von KPIs können Sie auch feststellen, ob Sie zu viel Zeit und Geld für etwas ausgeben, das es nicht wert ist, und Ihre Prioritäten entsprechend setzen.

Die Liste der KPIs für Restaurants ist lang, und nicht alle werden für Sie relevant sein. Hier kommt es darauf an, die KPIs auszuwählen, die für Ihre persönlichen Ziele am wichtigsten sind – sich auf die falschen zu konzentrieren, könnte sich für Ihr Restaurant als kostspielig erweisen.

Um Ihnen etwas Zeit zu ersparen, haben wir die Liste häufig verwendeter KPIs auf diejenigen eingegrenzt, die unserer Meinung nach für Restaurantmanager am wichtigsten sind.

Die wichtigsten KPIs für Ihr Restaurant

Es gibt viele verschiedene Metriken, die ein Restaurantmanager potenziell verfolgen könnte. Um das Sortieren durch diese Liste zu erleichtern, haben wir sie in drei Kategorien unterteilt: Umsatz & Rentabilität, Kundenerlebnis und Marketing.

Sie brauchen jetzt nicht das Gefühl zu haben, dass Sie alle diese Kategorien verfolgen oder verstehen müssen. Betrachten Sie dies stattdessen als eine nützliche Ressource, die als Lesezeichen gespeichert werden kann. Im Allgemeinen fallen KPIs für Restaurants unter die folgenden Kategorien:

Umsatz- & Rentabilitäts-KPIs

Jedes Restaurant ist nur so gut wie seine Mitarbeitenden, und dies beinhaltet sowohl die Geschäftsführung als auch das Personal. Da die Lohnkosten tendenziell zu den höchsten Kosten in jedem Betrieb gehören, ist es wichtig, eine Vorstellung davon zu haben, wie produktiv Ihre Mitarbeitenden sind und wie viel Umsatz sie einbringen.

Ebenso ist es sehr wichtig, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden engagiert und zufrieden bei der Arbeit sind, da eine hohe Mitarbeiterfluktuation die Produktivität und Rentabilität Ihres Betriebes direkt beeinflusst. Sehen Sie sich an, wie unsere Analysefunktion Ihnen dabei helfen kann, einen besseren Überblick über die Lohnkosten im Vergleich zu den Einnahmen zu erhalten.

1. Kapitalfluss

Es braucht viele Dinge, um ein erfolgreiches Restaurant zu gründen und am Laufen zu halten – darunter z.B. eine Leidenschaft für gutes Essen, Entschlossenheit und das richtige Personal, aber auch die am besten ausgearbeiteten Pläne werden ohne eine Schlüsselzutat nirgendwohin führen. Und das ist Geld.

Eines der wichtigsten Dinge, die es als Restaurant zu verfolgen gilt, ist der Zahlungsstrom, der in Ihr Restaurant ein- und ausgeht, und wie viel Geld und damit Liquidität Sie zur Hand haben. Wenn Sie Ihren Geldfluss nicht regelmäßig bewerten, könnte Ihr Restaurant zum Scheitern verurteilt sein.

Hier ist eine Formel, die Ihnen bei der Berechnung des Kapitalflusses hilft:

Kapitalfluss = Kapital zu Beginn – Kapital am Ende

2. Kosten der verkauften Waren

Die Kosten der verkauften Waren (oder COGS – Cost of Goods Sold) helfen Ihnen, den Geldbetrag zu messen, der in den Kauf von Vorräten und guten Zutaten für Ihr Menü fließt. Bevor Sie überhaupt daran denken können, den Gewinn Ihres Restaurants zu berechnen, müssen Sie die Kosten der verkauften Waren kennen.

Hier erfahren Sie, wie Sie COGS berechnen können:

COGS = Anfangsbestand + Einkäufe während der Periode – Endbestand

3. Lohnkosten-Prozentsatz

Dies ist ein weiterer wichtiger Restaurant-KPI. Kurz gesagt: er hilft Ihnen, Ihre Lohnkosten mit dem Umsatz zu vergleichen, damit Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, wie Sie die Ausgaben Ihres Restaurants effektiver verwalten können. Wenn Sie Ihre Kosten richtig berechnen, können Sie Probleme erkennen und proaktiv Anpassungen vornehmen.

Hier ist eine einfache Gleichung für den Prozentsatz der Lohnkosten:

Prozentsatz der Lohnkosten = ausgegebener Betrag / Gesamtumsatz * 100

4. Einnahmen pro verfügbarer Sitzplatzstunde

Der Umsatz pro verfügbarer Sitzplatzstunde (gewöhnlich als RevPASH bezeichnet) ist eine tägliche/stündliche Berechnung, die unter Berücksichtigung der Zeit berechnet, wie effektiv jeder Sitzplatz in Ihrem Restaurant zum Umsatz beiträgt. RevPASH wurde von Dr. Sheryl Kimes an der Cornell University entwickelt und gilt als einer der besten Erfolgsmaßstäbe in der Restaurantbranche.

So wird RevPASH berechnet:

RevPASH = Gesamteinnahmen / verfügbare Plätze * Öffnungszeiten (in Stunden)

5. Fluktuation der Tischbelegung

Eine schlechte Tischfluktuation wirkt sich nachteilig auf die Gewinnspanne Ihres Restaurants aus, weshalb es wichtig ist, diese spezielle Kennzahl genau im Auge zu behalten. Sie werden sicherstellen wollen, dass Ihre Tischbelegung optimal geplant ist, damit Ihre Kunden ihr Esserlebnis in vollen Zügen genießen können, aber auch neue Gäste nicht auf ihren Platz warten müssen.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Fluktuation berechnen können:

Tischbelegungshäufigkeit = Zeitraum / Anzahl der in diesem Zeitraum servierten Tische

6. Durchschnittliche Tischbelegung

Diese Kennzahl gibt an, wie viele Kunden im Durchschnitt in einem bestimmten Zeitraum Ihr Restaurant besucht haben.

Hier erfahren Sie, wie Sie diese Kennzahl messen können:

Durchschnittliche Tischbelegung = Anzahl der belegten Tische / Gesamtzahl der verfügbaren Tische

7. Ausgaben pro Kopf

Diese Kennzahl gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viel Geld die Gäste im Durchschnitt in Ihrem Geschäft ausgeben. Um Ihre Ausgaben pro Kopf zu ermitteln, verwenden Sie diese einfache Formel:

Ausgaben pro Kopf = Gesamteinnahmen / Anzahl der Kunden

8. Fluktuation der Mitarbeitenden

Dies bezieht sich auf den Prozentsatz der Mitarbeitenden, die Ihr Restaurant während einer bestimmten Zeitspanne verlassen. Berücksichtigt man die Kosten, die mit der Suche, Einstellung und Schulung neuer Angestellten verbunden sind, kann sich eine überdurchschnittlich hohe Mitarbeiterfluktuation als kostspieliges Problem für Ihr Restaurant erweisen.

Hier ist die Formel zur Berechnung Ihrer Mitarbeiterfluktuation:

Mitarbeiterfluktuation = Anzahl der Mitarbeiter, die während des Zeitraums ausgetreten sind / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter * 100

Kundenerlebnis-KPIs

Wann haben Sie das letzte Mal ein neues Restaurant ohne Empfehlung ausprobiert? Ganz genau!

Satte 97% der Kunden lesen Online-Bewertungen vor einem Besuch, wobei fast die Hälfte der Kunden nur einer Bewertung mit 4 Sternen oder mehr vertraut. Daher sollte die Kundenzufriedenheit ganz oben auf der Liste eines jeden Restaurantmanagers stehen, ganz gleich, ob er ein mit einem Michelin-Stern ausgezeichnetes Restaurant oder ein kleines, lokales Café betreibt. Die Kunden stimmen mit ihrem Portemonnaie ab, und damit sie immer wieder kommen, ist ein Team von lächelnden und effizienten Mitarbeitenden wichtig.

1. Online-Rezensionen

Die Anzahl der Online-Rezensionen sowie die durchschnittliche Bewertung dieser bei Google My Business, Facebook, Tripadvisor und Yelp sind wichtige Metriken, die ein Restaurantmanger im Auge behalten sollte.

2. Kundenbindung

Die Kundenbindungsrate Ihres Restaurants ist der Prozentsatz der Kunden, die Sie halten, im Verhältnis zu der Kundenanzahl, die Sie zu Beginn eines bestimmten Zeitraums hatten.

So berechnen Sie ihn:

Kundenbindungsrate = die Anzahl der Kunden am Ende eines Zeitraums – die Anzahl der während dieses Zeitraums neu gewonnenen Kunden / die Anzahl der Kunden zu Beginn dieses Zeitraums * 100

Dieser KPI hat einen immensen Wert, wenn man die Kosten für die Gewinnung neuer Kunden betrachtet. Um das Wachstum Ihres Restaurants aufrechtzuerhalten, müssen Sie neben der Neukundengewinnung auch jeden Kunden, den Sie verlieren, ausgleichen. Ihre Kundenbindungsrate hilft Ihnen auch zu beurteilen, wie loyal Ihre aktuellen Kunden sind und, in Verbindung damit, wie gut Ihr Kundenservice ist.

Marketing-KPIs

In einem Zeitalter, in dem eine schlechte Website und mangelnde Präsenz in den sozialen Medien über Erfolg oder Misserfolg eines Betriebs entscheiden, ist es von entscheidender Bedeutung, diese Werbekanäle effektiv zu überwachen und eine Strategie für Ihr gesamtes Marketing zu haben.

Nur als Beispiel: wenn Kunden es schwer haben, Öffnungszeiten, Adresse oder die Speisekarte Ihres Betriebs zu finden, wird es nicht lange dauern, bis sie Ihre Website oder Ihr Social-Media-Profil verlassen und nach anderen Optionen suchen. Je weniger Klicks nötig sind, um sich über Ihr Restaurant zu informieren, desto besser.

Zu den wichtigsten Marketing-KPIs für Restaurantmanager gehören:

1. Interaktion auf sozialen Netzwerken

Die Betreibung von Social Media Accounts kann viel Zeit und Mühe kosten. Wenn Sie Zeit und Geld aufwenden, um Ihre Präsenz in den sozialen Medien zu verstärken, wollen Sie natürlich auch wissen, ob es sich lohnt. Alle der folgenden Kennzahlen messen den Grad der Interaktion zwischen dem Social-Media-Profil Ihres Restaurants und aktuellen sowie potenziellen Kunden:

• Likes: Die Anzahl der Klicks auf die „Gefällt mir“-Taste Ihres Beitrags.
• Kommentare: Die Anzahl der Kommentare zu Ihren Beiträgen.
• Teilen: Die Anzahl, wie oft ein Beitrag auf Facebook oder Instagram geteilt, auf Twitter retweeted oder auf Pinterest gepinnt wurde.
• Engagement-Rate: Hier wird der Grad der Interaktion zwischen Ihrem Social Media-Konto und dem Publikum gemessen.

Wenn Sie diese Kennzahlen messen, können Sie sich sofort ein Bild davon machen, wie sich Ihre Social-Media-Marketing-Bemühungen auszahlen. Ein Social Media Reporting-Tool wie Hootsuite kann diese Daten auch schnell automatisch für Sie erfassen.

2. Website-Besuche

Ihre Website sollte Ihr Aushängeschild sein, welches unermüdlich rund um die Uhr für Sie arbeitet, um neue Kunden für Ihr Restaurant zu gewinnen. Die folgenden KPIs sind todsichere Indikatoren dafür, wie gut sich Ihre Website schlägt, und können in Ihren Google Analytics-Daten leicht verfolgt werden.

• Aufrufe nach Quellen: Ein nützlicher Weg, Ihre Websiteaufrufe zu betrachten, ist die Aufschlüsselung nach Verweisquellen. Wenn Sie die Anzahl der Personen betrachten, die Ihre Website über die organische Suche (SEO), Empfehlungen, soziale Netzwerke oder die bezahlte Suche (SEA) besuchen, erhalten Sie eine allgemeine Vorstellung davon, welche Kanäle den meisten Verkehr auf Ihre Website lenken.
• Engagement auf der Website: Die Bounce-Rate (der Prozentsatz der Besucher, die Ihre Website verlassen, nachdem sie nur eine Seite angesehen haben) ist eine weitere wichtige Metrik. Wenn es für Ihr Unternehmen von vorrangiger Bedeutung ist, dass sich die Nutzer eingehend mit Ihren Inhalten beschäftigen, dann ist der KPI der durchschnittlichen aufgerufenen Seiten pro Sitzung eine weitere Beobachtung wert.
• Keyword-Rankings und Suchverkehr: Durch die Überwachung Ihrer Keyword-Ranglisten und des Suchverkehrs können Sie beurteilen, ob Ihr Restaurant in Suchmaschinen auch von den richtigen Konsumenten gefunden wird.
• Conversions: Mit Hilfe von Call-Tracking-Software und Google Analytics können Sie die wichtigsten Conversions für Ihr Restaurant, wie z. B. die Anzahl der telefonischen Buchungen, verfolgen.

Sobald Sie Daten zu Ihren KPIs gesammelt haben, ist es genauso wichtig, die Informationen gründlich zu analysieren und zu verstehen, warum Ihr Restaurant diese Ergebnisse erhält, ob gut oder schlecht.

Auf diese Weise können Sie genau bestimmen, wie Sie die Leistung verbessern können, und auf der Grundlage der tatsächlichen Daten einen Aktionsplan entwickeln. Und denken Sie daran – so wichtig die Festlegung und Verfolgung von KPIs auch ist, sie sollten immer an ein übergeordnetes, individuelles Ziel für Ihr persönliches Restaurant gebunden sein.

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Diese Checkliste, die in Zusammenarbeit mit dem Institut für Gastgewerbe erstellt wurde, deckt alle wesentlichen KPI-Bereiche ab und hilft Ihnen, Ihre Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten besser zu verstehen.

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