Typische Fehler bei der Dienstplanung – und wie man sie vermeidet

Typische Fehler bei der Dienstplanung – und wie man sie vermeidet

Angesichts all der administrativen Herausforderungen im Management eines Restaurants kann man sich als Gastronom schnell verzetteln. Da ist es nicht verwunderlich, dass einem bei all den lauernden Fallstricken die Freude am eigenen Restaurant vergeht. Werden notwendige, aber nicht unbedingt erbauende Tätigkeiten wie eine zuverlässige Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung jedoch vernachlässigt, besteht schnell Gefahr für eine erfolgreiche Fortführung des eigenen Geschäfts. Doch die Herausforderungen einer effizienten Dienstplanung sind äußerst vielschichtig – und mit althergebrachten Methoden nur schwer zu meistern.

Das Problem handschriftlich erstellter Dienstpläne

Trotzdem wird die Dienstplanung von vielen Gastronomen noch immer stiefmütterlich behandelt. So werden die Pläne oft in wöchentlicher mühevoller Kleinarbeit per Hand auf kopierten Zetteln erstellt.

Doch was passiert bei plötzlichen Ausfällen aufgrund von Krankheit, einem gesteigerten Personalbedarf in Küche und Service aufgrund einer gestiegenen Reservierungslage? Hier ist eine schnelle Reaktion gefragt, um kurzfristig Mitarbeiterersatz zu organisieren.

Und wie erfolgen Arbeitszeiterfassung samt anschließender Erstellung von Lohnabrechnungen bei einem derart schwankenden Geschäft? Hier geht es vor allem um Zuverlässigkeit und Präzision, damit der Gastronom den Überblick behält und jeder am Ende auch das verdient, was ihm zusteht.

Beide Fälle zeigen die ganze Problematik manuell erstellter Dienstpläne, welchen es eben an Übersichtlichkeit, Reaktionsgeschwindigkeit und Präzision mangelt. Doch es gibt weitere Problemfelder, mit denen sich Gastronomen das Management ihres Restaurants zum Teil selbst schwermachen.

Einteilung nach Person anstatt Position

Bei einem kleinen Betrieb mit drei Angestellten kann die Einteilung der Mitarbeiterschichten nach Personen aufgrund der Überschaubarkeit vielleicht noch funktionieren. Was aber, wenn es um zehn oder mehr Servicekräfte mit unterschiedlichen Aufgabengebieten, dazu noch fünf Köchen mit nicht deckungsgleichen Spezialisierungen samt zwei Restaurantleitern geht? Hier stößt die Fokussierung auf einzelne Personen schnell an ihre Grenzen, da es dem Gastronomen letztendlich darum geht, dass sein Laden läuft. Sprich, dass zu jeder Zeit sämtliche Positionen besetzt sind und auch bei kurzfristigem Bedarf sichergestellt ist, dass Ersatz bereitsteht. Deshalb sollte sich die Dienstplanung immer an den zu besetzenden Jobs orientieren, da so die Einteilung der diversen Schichten für jeden auf den ersten Blick ersichtlich ist. Auch fällt viel früher auf, dass beispielsweise an einem bestimmten Tag zwei Köche fehlen, als wenn auf dem Plan lediglich vermerkt ist, dass die Köche A und B nicht können.

Zusammenarbeit und Übersicht

Ähnlich verhält es sich bereits bei der Erstellung des Dienstplans durch den Gastronomen. Wie oft kommt es vor, dass er mit viel Mühe einen funktionierenden Schichtplan erstellt hat, aber dann der Koch kurzfristig eine Woche Urlaub einreicht? Oder es melden sich zwei Mitarbeiter, die gern ihre Schichten tauschen würden? Früher war dies für den Gastronomen eine grauenhafte Vorstellung, wurde durch die spontanen Änderungen doch der gesamte Plan über den Haufen geworfen. Mit einem von jedem einsehbaren Online-Tool können jedoch er und seine Mitarbeiter gemeinsam genau den Dienstplan erstellen, der jedem passt und der gleichzeitig sicherstellt, dass alle relevanten Positionen ausreichend besetzt sind.

Zentrales Datenmanagement

Wie oft herrscht bei Management und Mitarbeitern gleichermaßen Verwirrung oder gar Unstimmigkeit über die tatsächliche Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden? Hinzu kommt, dass im Zuge des Mindestlohngesetzes eine geregelte Zeiterfassung für die meisten gastronomischen Betriebe Pflicht geworden ist. Bei einem Online-Tool hat jeder Mitarbeiter stets die Möglichkeiten, seine Zeiten einsehen können. So wird nicht nur dem Gesetz Genüge getan, sondern alle bekommen einen Überblick über die geleistete Arbeit.

Mit einer Dienstplanung in Papierform kommt der Gastronom in den geschilderten Fällen nicht weit, ohne unnötig Ressourcen, Zeit und Nerven zu verschwenden. Zum Glück bieten sich Gastronomen inzwischen effektive und gleichzeitig zeitsparende Alternativen für die Schicht- und Personalplanung, die das Management derartiger Tätigkeiten enorm erleichtern.

Von der handschriftlichen zur digitalen Dienstplanerstellung

Ein erster Schritt ist mit der elektronischen Erstellung des Dienstplans gemacht. Doch auch hier unterscheiden sich die Ansätze hinsichtlich ihrer Tauglichkeit und Effizienz.

Mancher Gastronom meint, schon mit einer kurzen Internetrecherche ans Ziel zu gelangen. Bei Google wimmelt es von Ergebnissen, unter denen sich eine Vielzahl von umsonst aus dem Web zu ladenden Vorlagen befinden. Der Traum jedes Gastronomen scheint da schnell erfüllt: Eine funktionierende Schichtplanung, und das Ganze dazu kostenlos. Beim näherem Hinsehen wird jedoch schnell klar, dass diese Schnäppchen nicht viel mehr sind, als formatierte Excel-Vorlagen, mit denen der Gastronom zwar schon produktiver arbeiten kann, als mit seiner Zettelwirtschaft. Doch viel mehr als das Einfügen von Namen und Zeiten in die dafür vorgesehenen Spalten samt einer Zusammenfassung der geplanten Aktivitäten ist damit nicht erreicht. Änderungen, Ausfälle, Schichtwechsel und alles weitere müssen von ihm weiter manuell in die Listen eingepflegt werden. Derartige Vorlagen sind somit nur von geringem Nutzen, da sie die Probleme des Gastronomen bei der Dienstplanung zwar verringern, aber nicht lösen.

Ist er hingegen bereit, ein wenig in eine funktionierende Lösung zu investieren, wird er bei Planday auf einen innovative Ansatz stoßen, der neue Maßstäbe hinsichtlich der Einsparung von Zeit und Ressourcen setzt.

Online Schichtplanung

Von den einfachen Excel-Hilfen unterscheidet er sich bereits dadurch, dass er rund um die Uhr online verfügbar ist. Allein dies erleichtert dem Gastronomen seinen Arbeitsalltag, denn ein Online-Dienstplan lässt sich jederzeit anpassen, was die Reaktion auch auf kurzfristige Ausfälle erlaubt. Wo der handschriftlichen Dienstplan bei Krankheit oder einer spontanen Absage komplett neu erstellt werden muss, kann er mit Hilfe des Planday-Dienstplans die Änderungen mit ein paar Klicks einpflegen. Und im Gegenzug zur Zettelwirtschaft sind diese nicht nur in seinem Büro oder am schwarzen Brett zu lesen, sondern können von allen Beschäftigten mit Zugriff auf die Datenbank jederzeit an jedem Ort eingesehen werden. Dazu können die Mitarbeiter über das Online-Tool Urlaubsanträge oder Präferenzen bei den Schichten direkt einreichen, anstatt jedes Mal beim Chef vorstellig werden zu müssen. Auf diese Weise sind alle Beteiligten stets umfassend informiert und sparen dabei viel Zeit ein. Und dies betrifft vor allem den Gastronomen selbst, der sich nun wieder auf seine Küche und den Service am Gast konzentrieren kann, statt sich mit den Tücken einer langwierigen Schichtplanung per Hand herumplagen zu müssen.

So erhält der Arbeitgeber mit Planday einen Dienstplan, der ihm die Kontrolle über seinen Arbeitstag zurückgibt und die Ressourcen verschafft, sich auf das Wesentliche in seinem Geschäft zu fokussieren. Und neben einem erfolgreicheren Geschäft verspricht ihm dies letztendlich wieder mehr Freude und Erfüllung am eigenen Restaurant.