Produktivität messen und Profitabilität steigern

Produktivität messen und Profitabilität steigern

Als Personalverantwortlicher können Sie die Leistung Ihrer festen Mitarbeiter und der auf Stundenbasis bezahlten Aushilfskräfte wahrscheinlich gut einschätzen.

Doch Ihre Zufriedenheit mit der Performance Ihres Personals ist nicht unbedingt der beste Gradmesser für die Messung der tatsächlichen Arbeitsproduktivität. Hier müssen Sie die Arbeit der Personen genauer analysieren, um zu einem eindeutigen Ergebnis zu gelangen. Im besten Fall hilft Ihnen dies dabei, die Profitabilität Ihrer Firma zu steigern.

Besonders bei Ihren nach Stunden bezahlten Kräften ist Zeit Geld. Anders als in einem produzierenden Betrieb können Sie jedoch nicht einfach Anzahl und Qualität der von der betreffenden Person hergestellten Güter aufaddieren, um zu einer Bewertung zu kommen. Arbeitet die Aushilfe im Service oder Verkauf, können Sie schlecht die Leistung basierend auf der Anzahl der bedienten Kunden oder der Summe der verkauften Artikel ermitteln, da dies von vielen weiteren Faktoren abhängig ist. So kann ein Verkäufer in einem Modegeschäft beispielsweise an einem Tag je zehn Jeans und Hemden verkauft haben, ein anderer aber „nur“ fünf Anzüge, diese allerdings zu einem Preis, der weit über dem Verkaufswert der Waren seines Kollegen liegt. Wer arbeitet nun produktiver? Hier stehen sich die Beurteilung nach Quantität (Anzahl) oder Qualität (Wert) gegenüber, wobei beide Methoden nicht zum optimalen Ergebnis führen, da die Vergleichbarkeit schwierig ist. Wie also können Sie die Produktivität messen und daraus die richtigen Schlüsse ziehen, um Ihr Geschäft noch wettbewerbsfähiger und profitabler zu gestalten? Wir zeigen Ihnen, wie Sie am besten vorgehen.

Längerfristige Betrachtung

Wichtig ist, dass Sie sich zuerst einen generellen Überblick über die Situation verschaffen. Betrachten Sie dazu die Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter über einen gewissen Zeitraum und vergleichen Sie diese mit den in der Zeit getätigten Umsätzen, der Anzahl der Kunden oder anderen Kriterien wie der Kundenzufriedenheit. Für Gastronomiebetriebe ist dies zum Beispiel gut ablesbar durch aktuelle Einschätzungen von Gästen in Online-Bewertungsportalen oder auf Social Media-Plattformen wie Facebook. Beachten Sie dabei immer den betrachteten Zeitraum. In Handel oder Gastronomie herrschen Freitags und Samstags schließlich ganz andere Gäste- und Umsatzzahlen, als an einem Montag. Hieraus können Sie erste Schlüsse über die Leistung und den Umsatz je Mitarbeiter oder Team in einem bestimmten Zeitraum ziehen. Manager in schon länger bestehenden Unternehmen haben hier einen Vorteil, da sie aus der Vergangenheit Daten über Umsätze und Arbeitsleistungen heranziehen können, mit denen Sie die aktuelle Performance ihrer Mitarbeiter bewerten können.

Das dies nicht leicht ist, sehen Sie an obigem Beispiel der Modehändler, denn deren Verkaufserfolg hängt neben dem geschickten Verhalten des Verkäufers an zusätzlichen Kriterien wie Produktqualität, Markenimage oder Design ab, welche vom Personal nicht beeinflussbar sind. Deshalb müssen Sie den Faktor Arbeit „herausrechnen“ und von den externen Effekten trennen.

Legen Sie Prioritäten fest

Was wollen Sie durch die Messung der Produktivität erreichen? Höhere Umsätze, zufriedenere Kunden oder optimale Ablaufprozesse in Ihrem Geschäft? Wenn Sie das Ziel identifiziert haben, wissen Sie, in welchem Bereich Sie die Arbeitsleistung messen müssen.

Kosten und Nutzen bestimmen

Die Kosten sind in diesem Fall die anfallenden Stundenlöhne Ihrer zur betreffenden Zeit im Geschäft anwesenden Mitarbeiter. Je nach Zielsetzung ist der Nutzen Umsatz, Anzahl von Gästen, ein Mindestniveau bei Kundenbewertungen oder auch Abschlüsse von Neukundenverträgen. Für administrative Tätigkeiten käme die Anzahl beantworteter Anrufe oder von bearbeiteten Aufträgen in Betracht.

Soll-Ist-Vergleich

Bilden Sie Durchschnittswerte je Mitarbeiter oder Team und vergleichen Sie die gesammelten Daten mit einem Zeitraum aus der Vergangenheit. Teilen Sie die Daten durch die Anzahl der Beschäftigten und Sie erhalten einen Durchschnittswert, anhand dessen Sie jeden Mitarbeiter einschätzen können.

Testen

Besonders bei den ersten Messungen sollten Sie viel testen, um Fehlerquellen zu erkennen und abzustellen. Vergleichen Sie die Ergebnisse der Mitarbeiter oder Teams und analysieren Sie, ob sich diese mit Ihrer eigenen Einschätzung decken.

Analyse

Wenn Sie valide Ergebnisse haben, analysieren Sie diese und schauen Sie sich Ihre Mitarbeiter genauer an. Wer performt über- und wer unterdurchschnittlich? Warum ist das so und was könnten Sie Letzteren an Hilfestellungen mitgeben, damit ihre Leistung sich verbessert? Manchmal erkennen Sie aus den Ergebnissen Muster, die Ihnen ansonsten nie aufgefallen wären; beispielsweise, wenn eine bestimmte Schicht immer bei weitem besser oder schlechter als der Durchschnitt läuft.

Die Kunst besteht darin, die richtigen Schlüsse aus den Erkenntnissen zu ziehen und mit ihrer Hilfe dafür zu sorgen, die Gesamtprofitabilität Ihres Unternehmens zu steigern. Wenn Sie wissen, welcher Mitarbeiter wann und wo am produktivsten ist, können Sie dies unter Umständen auf die Kollegen anwenden. So ist sichergestellt, dass jeder Ihrer Beschäftigten zur rechten Zeit am rechten Platz arbeitet, um das Optimum aus dem Job herauszuholen.

Bedenken Sie, dass dies ein dauerhafter Prozess ist und Sie die Produktivität regelmäßig messen sollten. Denn jeder neue Mitarbeiter und jedes neue Geschäftsfeld weisen ihre Eigenarten auf, die Sie zum Wohle Ihrer Firma optimal steuern sollten. Eine gute Einsatzplanung ist deshalb Voraussetzung für die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und Ihre Profitabilität. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie über ein einwandfrei funktionierendes System zur Dienstplangestaltung verfügen.

Langfristige Maßnahmen

Wenn Sie die produktivitätssteigernden Maßnahmen identifiziert haben, sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter davon profitieren. Entwerfen Sie hierfür ein Training für Ihre Mitarbeiter, bei dem die Vorteile, aber auch Problemfälle exemplarisch erläutert werden. Sie können dafür entweder die überdurchschnittlich leistenden Mitarbeiter bitten, Ihre Erfahrungen den Kollegen mitzuteilen, oder Sie greifen auf einen externen Coach zurück, der Ihr Personal von Zeit zu Zeit trainiert. Wichtig ist dabei, dass Sie das Knowhow in schriftlicher Form aufbereiten und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Besonders bei der Einarbeitung neuer Aushilfen, wie Sie in Gastronomie oder Handelsbranche regelmäßig vorkommt, können Sie so die Eingewöhnungszeit verkürzen und dafür sorgen, dass die neuen Kräfte optimal geschult werden. Überlegen Sie, ob Sie ein solches Knowhow-Handbuch für Ihr Personal auch online zugänglich machen, da Sie so den Wissenstransfer zusätzlich erleichtern. Ein solches Tool könnte beispielsweise für alle Mitarbeiter zugänglich in dem System hinterlegt werden, mit dem Sie auch Ihre Dienstplanung gestalten. So sind alle Informationen stets an einem Ort zusammengefasst.