Wie Sie Ihre Kommunikation aufpeppen können

Wie Sie Ihre Kommunikation in einem schnell wachsenden Betrieb aufpeppen können

Bei allem, was wir bei Planday tun, geht es darum, Dinge einfacher zu machen - für unsere Kunden und für uns intern. Wir wissen, dass eine effektive Kommunikation das Herzstück von allem ist, daher verwendet Planday viel Zeit darauf, dies zu ermöglichen. 

Ganz gleich, ob Sie als Restaurantleiter Dienstpläne für das Wochenende erstellen oder als Leiter eines Pflegeheims rund um die Uhr Mitarbeiter mit der richtigen Ausbildung am richtigen Ort für die Pflege Ihrer Patienten abgleichen müssen - Planday bietet Ihnen eine einfache, umfassende Lösung für Ihre Kommunikation.

Aber dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter die richtigen Informationen erhalten, um die Dinge zu vereinfachen, ist nicht nur eine Aufgabe unserer Plattform, sondern ein wesentlicher Bestandteil des Lebens bei Planday. Wir haben uns mit Jacob Pyndt, dem Operations Director von Planday, unterhalten, um herauszufinden, wie er daran arbeitet, die Kommunikation in all unseren Büros rund um den Globus zu vereinfachen, und wie Sie das auch tun können.

Kommunikation ist der Schlüssel, unabhängig von der Größe Ihres Betriebs

"Egal, ob es sich um einen kleinen Gastgewerbebetrieb oder ein großes Pflegeheim mit Hunderten von Mitarbeitern handelt, eine klare und effektive Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil jeder erfolgreichen Organisation", sagt Jacob. 

"Sie ermöglicht es Managern, ihre Mitarbeiter und Abteilungen besser zu planen und zu organisieren - und keine Zeit mit kleinen Aufgaben wie dem Tauschen von Schichten zu verschwenden - so dass sie sich darauf konzentrieren können, die am besten qualifizierten Mitarbeiter in die richtigen Positionen zu bringen.

"Wir wissen, dass dies Aufgaben sind, mit denen sich Manager und Arbeitgeber tagtäglich auseinandersetzen müssen. Und wir wissen, dass alles mit einer einfachen und klaren Kommunikation beginnt.

Jacob sagt, dass eine bessere Kommunikation nicht nur die Mitarbeiter motiviert und bindet, sondern auch den Betrieben hilft, ihre Ziele zu erreichen.

"Unabhängig davon, was Ihr Betrieb macht oder wie viele Mitarbeiter Sie haben, wollen wir alle unsere Mitarbeiter motivieren und sie so lange wie möglich an das Unternehmen binden. Das ist etwas, was uns bei Planday sehr am Herzen liegt - die Förderung von Offenheit, Transparenz und einem freien Fluss von Ideen zwischen den Menschen", sagt Jacob.

"Das bedeutet, dass wir auf dem Weg in die Zukunft auf das Feedback und die Ideen von Menschen in verschiedenen Funktionen und mit unterschiedlichen Erfahrungen hören und diese wertschätzen.

"Wir wissen, dass jüngere Arbeitnehmer wie die Millennials oft höchstens zwei Jahre an einem Arbeitsplatz bleiben. Daher ist es wichtiger denn je, die Mitarbeiter zu motivieren und ihnen zu zeigen, wie ihre Arbeit zum Unternehmen als Ganzes beiträgt. 

"Regelmäßige, transparente Kommunikation zwischen Management, Mitarbeitern und Kunden stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und hilft, alle auf eine gemeinsame Vision auszurichten.

"Das bedeutet auch, dass wir die besten Ideen bekommen - sie können von überall her kommen, nicht nur von oben herab."

Wie versorgt Planday seine Mitarbeiter mit Energie?

"Planday ist ein globaler Betrieb. Aus diesem Grund kann die Kommunikation zwischen unseren Mitarbeitern auf der ganzen Welt eine Herausforderung sein. Wir sind uns bewusst, dass wir noch nicht ganz ins Schwarze getroffen haben, aber wir sind ständig bemüht, unsere interne, unternehmensweite Kommunikation jeden Tag zu verbessern", sagt Jacob.

Wie also funktioniert die Kommunikation in einem Betrieb, der mit so vielen Mitarbeitern in vielen verschiedenen Ländern wächst und expandiert? Laut Jacob liegt der Schlüssel in den Routinen oder Ritualen, die Sie festlegen.

Routinen der Kommunikation

"Wir wollen sowohl mit unseren Kunden als auch mit unseren Mitarbeitern rund um den Globus auf einfache Weise kommunizieren. Das lässt sich nicht allein mit informellen Chats, E-Mails und Telefonaten bewerkstelligen. Es erfordert eine routinemäßige Kommunikation", sagt Jacob.

Um diese Herausforderung zu meistern, hat sich Planday zunächst gefragt: "Was wollen wir kommunizieren? Wenn wir uns darauf konzentrieren, was wir sagen wollen, warum wir es sagen und wem wir es sagen - und wenn wir uns darauf konzentrieren -, dann kann unsere Kommunikation effektiv und ansprechend sein. 

"Wir möchten, dass unsere Stakeholder die wichtigsten Nachrichten über das Unternehmen sowie strategische Informationen über Kunden und Mitarbeiter kennen. Außerdem wollen wir sowohl unseren Kunden als auch unseren Mitarbeitern ein Gefühl für ihre Macht innerhalb des Unternehmens geben. 

"Durch die Einführung bestimmter Routinen haben wir einen effektiven Weg gefunden, diese Informationen zu übermitteln. Es ist etwas, das man in den Kalender einträgt und das der Betrieb dann planen kann, um unsere Nachricht an die Leute zu bringen, die sie hören müssen - und auch ihr Feedback dazu zu bekommen.

"Wir haben zwei wichtige Methoden, um die Kommunikation zu vereinfachen. Die neueste, die wir sehr schätzen, befähigt Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, Kunden einzubinden und uns dabei zu helfen, die Nachrichten aus verschiedenen Branchen in verschiedenen Teilen der Welt zu hören. 

Initiative "Champions der Kommunikation" (CommsChamps)

Jacob sagt, dass Planday Pionierarbeit bei den CommsChamps leistet - einer aufregenden neuen Kommunikationsinitiative, die bald anlaufen wird. 

"Der Zweck von CommsChamps ist das Engagement von Mitarbeitern und Kunden", sagt Jacob.

"Jeder Teil unseres Betriebs muss sich auf den konzentrieren, für den wir da sind - unsere Kunden. Ziel des CommsChamps-Programms ist es, in jedem Team Kommunikationsbotschafter zu ernennen, die für unsere verschiedenen Abteilungen und geografischen Betriebsregionen repräsentativ sind. 

"Diese Botschafter berichten dann über Probleme oder Fragen im gesamten Betrieb und leiten die Informationen an unsere CommsChamps-Gruppe und das breitere Team weiter, damit wir sofort die Ressourcen und Mitarbeiter mobilisieren können, die wir zur Lösung des Problems benötigen.  

"So wie starke und konsistente Feedbackschleifen unseren Entwicklern dabei helfen, die Planday-Plattform weiterzuentwickeln und an die Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen, so wird auch das unmittelbarere Feedback aus den einzelnen Märkten und Branchen durch unsere neuen CommsChamps an den Betrieb zurückgespielt."

Rathäuser

Während Planday mit CommsChamps Pionierarbeit für eine bessere Kommunikation leistet, sagt Jacob, dass - selbst in der schnelllebigen Welt der SaaS - manchmal ein altmodisches und zuverlässiges "Rathaus"-Treffen genau das ist, was das Unternehmen braucht, um sicherzustellen, dass alle wissen, was los ist.

"Das sind unternehmensweite Treffen, an denen alle Planday-Büros weltweit teilnehmen - jeden ersten Freitag im Monat. Der Termin steht immer im Kalender, und die Teams planen ihn so, dass sie auch wirklich dabei sind. 

"In der Vergangenheit haben wir alle Abteilungen von Planday mit Berichten und Updates versorgt. Aber wir stellten fest, dass dieser Ansatz nicht ganz funktionierte. Die Abteilungen berichteten oft über kleinere Details ihrer Arbeit, die nicht unbedingt für das gesamte Team relevant waren. Wenn man die Mitarbeiter mit Informationen bombardiert, vor allem, wenn viele davon für ihre Arbeit irrelevant sind, schalten sie einfach ab. Ich glaube, das ist einfach die menschliche Natur!

"Hier sind die regelmäßigen und direkten täglichen  Besprechungen der einzelnen Teams effektiver. Sie bringen die spezifischen und detaillierten Informationen, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, schnell zu den richtigen Leuten.

"Das bedeutet, dass wir unsere Town Halls auf zwei wichtige Themen konzentrieren: unsere Kunden und unsere Mitarbeiter. Wie unsere Kunden sind auch wir ein Betrieb, der von Menschen angetrieben wird. Die Art und Weise, wie wir unsere Plattform aufbauen, ist eine Erweiterung der Art und Weise, wie wir unsere eigenen Teams und unseren Betrieb aufbauen - mit offenem Feedback, Transparenz und klarer Kommunikation."

Jacob sagt, dass Planday als Softwareunternehmen, das so viele andere Betriebe bedient, einen großen Einfluss auf das Berufsleben von Tausenden von Mitarbeitern hat. 

"Jeder Teil von Planday ist bestrebt, einen echten Unterschied für die Menschen zu machen, die unsere Plattform nutzen. Deshalb wollen wir eine klare Verbindung zwischen dem, was unsere Mitarbeiter tun, und dem, was die Kunden fühlen, herstellen. Um dies effektiv zu tun, wollen wir unseren Mitarbeitern dies zeigen - und sie sehen lassen, wie das, was sie tun, den Kunden, die sie bedienen, hilft. 

"Manchmal erzählen wir die Geschichte eines Kunden oder laden ihn zu uns ein, um zu erfahren, welchen Einfluss Planday auf sein Leben und seinen Betrieb hat. Das kann eine sehr starke Sache sein und hilft, eine emotionale Verbindung zwischen Planday und den Kunden, die wir bedienen, herzustellen."

Wie sieht die Zukunft der Kommunikation bei Planday aus?

Als SaaS-Unternehmen ist Planday laut Jacob immer offen für neue Ideen und Unternehmungen, die die Kommunikation auf der ganzen Welt vereinfachen.

"Wir hoffen, dass wir diese Initiativen in naher Zukunft noch besser machen können als heute. Wir sind immer auf der Suche nach neuen Dingen, um die Kommunikation zwischen uns als Unternehmen, unseren Kunden und unseren Mitarbeitern so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten - mit neuen Integrationen und Initiativen. Wir wollen sowohl unsere informelle Kommunikation als auch unser globales, unternehmensweites Engagement kontinuierlich verbessern", sagt Jacob.

"Unsere Kommunikation ist bereits in verschiedene menschenzentrierte Routinen gegliedert - wie die Town Hall Meetings und CommsChamps. Wir möchten diese Routinen noch stärker als bisher abstufen, um sicherzustellen, dass wir relevante und klare Informationen transparent mit allen Stakeholdern und Kunden in unseren zahlreichen Märkten und Niederlassungen auf der ganzen Welt kommunizieren.

"Wir planen auch eine Ausweitung unserer Kommunikation durch Mentoring, Reverse Mentoring - um die Kommunikation in beide Richtungen aufrechtzuerhalten - sowie die Nutzung unseres Intranets, damit die Mitarbeiter von Planday über das Unternehmen, seine Werte, Ziele und Bestrebungen jetzt und in Zukunft Bescheid wissen."

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