Tandlæge Smil med Østergaard
Online vagtplanlægning giver tryghed og transparens
Tandlæge Smil med Østergaard
About Tandlæge Smil med Østergaard
Denne gang har Planday Bloggen fået Nadia Østergaard i talestolen. Hun er medejer af og tandlæge hos tandlægeklinikken Tandlæge Smil med Østergaard, der holder til i Skive, Roslev og Karup, men kunne fra 1. januar 2021 føje Frederiks til listen. Heini fortæller, hvordan implementeringen af Planday har givet bedre sammenhængskraft for de 70 medarbejdere, der er fordelt på de fire klinikker.
Nadia Østergaard
Site Manager
Tandlæge Smil med Østergaard
“Vi har sparet en hel arbejdsdag på at lave vores vagtplanlægning med Planday i stedet for at gøre det i hånden. Det sparer os også noget arbejdsløn, fordi vi nu bedre kan skifte medarbejderne fra lokation til lokation,”
Sparer en hel arbejdsdag med online vagtplanlægningssystem
Det kan ofte være noget af en udfordring at tiltrække gode ansatte, når virksomheden holder til i en lille by. Nadia Østergaard nikker genkendende til problematikken og tilføjer:
“Vi bor et sted i landet, hvor vi ikke bare kan skaffe gode ansatte ved at smide en annonce i avisen. Det skal gøres ved at have et godt omdømme samt ved at have nogle ting som alle andre ikke har i form af udstyr. Derfor kører vi med relativt store klinikker.” siger Nadia.
Det blev hurtigt klart for Heini, at Excel-ark ikke altid er svaret. Overgangen til et online vagtplanlægningsværktøj var derfor det helt rette skridt at tage.
“Vi har sparet en hel arbejdsdag på at lave vores vagtplanlægning med Planday i stedet for at gøre det i hånden. Det sparer os også noget arbejdsløn, fordi vi nu bedre kan skifte medarbejderne fra lokation til lokation,” siger Nadia.
“Det er også derfor, at vi bruger Planday til at styre vores arbejdstimer i de respektive klinikker. Det er svært i et Excel-ark og tager alt for lang tid. Det går meget hurtigere med at få alle arbejdstimer over i Planday, så vi er rigtig glade for det.”
“Vi havde brug for et system med timeregistrering samt registrering af sygedage og sammentælling af feriedage, for det var svært at gøre det manuelt på tværs af klinikkerne. Når man har flere klinikker, er det mange menneskers arbejdstimer, der skal styres hver dag.”
“Vi valgte Planday, fordi det er simpelt, nemt at navigere i og gør det nemt for os at have overblik over overarbejde, afspadsering og ferie. Vi er begyndt at rulle feriehåndteringen ud via vores integrationer og kan nu bedre styre det med Plandays nye feriemodul.”
“Vi har nemlig mange hensyn at tage og vi er ret afhængige af hinanden, så overblikket er rigtig vigtigt.”
“Planday gør det bare nemt for os at styre arbejdstimerne. Det er vigtigt for os, at arbejdstimerne ikke bliver skubbet for meget, da vores overenskomst kræver, at medarbejderne har en varslingsperiode, før de kan indfri nye arbejdstider.”
Åben kommunikation i appen giver trygge medarbejdere
God kommunikation er hjulpet godt på vej af et godt kommunikationsværktøj, siger Heini: At kunne få fat på hinanden til hver en tid, er guld værd for samtlige medarbejdere på klinikkerne.
“Planday appen fungerer rigtig godt, for vi kan kommunikere direkte med hinanden derinde. Vi har ikke problemer med at kontakte medarbejdere, end ikke om aftenen, hvis det bliver nødvendigt,” siger Nadia.
“Det samme gælder, hvis vi skal bytte vagter eller ændre arbejdstiderne. Vi bruger også kommunikationsfunktionen som intranet til at smide fællesbeskeder op og informere om kommende sociale begivenheder.”
“Vi brugte en del energi på at håndtere al logistik manuelt før i tiden, men nu kan alle medarbejdere se deres arbejdstider up front. Det giver en meget mere afslappet arbejdsrelation, fordi alle spiller med åbne kort.”
Transparens eliminerer potentielle konflikter
“Alt er synligt og medarbejderne er selv en aktiv spiller i forhold til vagtplanlægningen, fordi de til hver en tid kan byde ind med tilgængelighed og foretrukne arbejdstimer,” siger Nadia.
“Det er dejligt at kunne inkludere vores personale, da det eliminerer potentielle konflikter, fordi der er så stor transparens i kommunikationen.”
“Stempeluret er vi også rigtig glade for, fordi vi ad den vej bedre kan styre personalets afspadsering og sørge for, at de får de rette timer.”
Direkte kommunikation i appen betyder også større fleksibilitet for medarbejderne, hvilket unægtelig gør deres hverdag nemmere.
“Det bedste af det hele er, at Planday er et stabilt system. Det er ikke noget, der går ned hver anden dag, så for os fungerer det upåklageligt.”
Større sammenhængskraft på tværs af klinikkerne
Selvom personalet er fordelt på fire klinikker i fire forskellige byer, mærker Heini en større sammenhængskraft.
“Planday giver os mulighed for at have det fulde overblik over, hvad alle laver de forskellige steder. Intet bliver holdt hemmeligt. Alt er transparent og altid tilgængeligt. Det giver vores medarbejdere en større tryghed og ro. Det er de små ting, der gør forskellen,” siger Nadia.
“Vores personale er på forkant med kalenderen og kan se deres arbejdstider en måned ad gangen. Det betyder, at de kan planlægge deres arbejdsdag og fritid langt bedre, hvilket giver dem større fleksibilitet,”
“Vi prøver så vidt det er muligt at rulle det ud, så vi er foran hele tiden. Det ville være rigtig svært, hvis ikke vi havde Planday til at hjælpe os med at holde overblik.”
“Og så er Planday genialt til at lave skabeloner og simulere fremtidsudsigter.”
Har du brug for tips til, hvordan du får det bedste ud af dit personale?
Start vagtplanlægning, klar kommunikation og god personalehåndtering er alfa omega, når det kommer til en virksomheds succes.
Se hvordan Planday kan hjælpe dig med at motivere dine medarbejdere til at yde deres bedste. Tag en snak med en af vores specialister og få en skræddersyet løsning, der passer perfekt til dine behov.
