Wulff & Konstalis farverige brunch, som serveres i delikate anretninger á 5 eller 7 retter,faldt lige ind i den æstetik og de tendenser, der var fremherskende på Instagram i perioden. Det åbnede op for nye muligheder for at tiltrække et helt nyt og yngre segment, fortæller Aske.

Det blev hurtigt klart for Heini, at Excel-ark ikke altid er svaret. Overgangen til et online vagtplanlægningsværktøj var derfor det helt rette skridt at tage.  “Vi har sparet en hel arbejdsdag på at lave vores vagtplanlægning med Planday i stedet for at gøre det i hånden. Det sparer os også noget arbejdsløn, fordi vi nu bedre kan skifte medarbejderne fra lokation til lokation,” siger Nadia.  “Det er også derfor, at vi bruger Planday til at styre vores arbejdstimer i de respektive klinikker. Det er svært i et Excel-ark og tager alt for lang tid. Det går meget hurtigere med at få alle arbejdstimer over i Planday, så vi er rigtig glade for det.”  “Vi havde brug for et system med timeregistrering samt registrering af sygedage og sammentælling af feriedage, for det var svært at gøre det manuelt på tværs af klinikkerne. Når man har flere klinikker, er det mange menneskers arbejdstimer, der skal styres hver dag.” “Vi valgte Planday, fordi det er simpelt, nemt at navigere i og gør det nemt for os at have overblik over overarbejde, afspadsering og ferie. Vi er begyndt at rulle feriehåndteringen ud via vores integrationer og kan nu bedre styre det med Plandays nye feriemodul.” “Vi har nemlig mange hensyn at tage og vi er ret afhængige af hinanden, så overblikket er rigtig vigtigt.”  “Planday gør det bare nemt for os at styre arbejdstimerne. Det er vigtigt for os, at arbejdstimerne ikke bliver skubbet for meget, da vores overenskomst kræver, at medarbejderne har en varslingsperiode, før de kan indfri nye arbejdstider.” 

Selvom udvidelsen imidlertid er sat på pause, har cafékæden haft gang i et andet projekt længe før ideen om at udvide med flere cafeer kom på tavlen. Da Café K skulle skifte kassesystem, satte det skub i en komplet digital transformation af virksomheden. “Vi startede med at teste et kassesystem med et integreret vagtplanssystem, hvor produkterne blev skrevet ind og derefter kunne man trække en liste fra det enkelte kasseapparat,” siger Frederik. “Vagtplanssystemet fungerede måske 75% optimalt, hvor kassesystemet viste sig at være et dårligt match, så vi gik tilbage til vores gamle kassesystem og valgte i stedet Planday, både fordi vi kan integrere systemerne, men også fordi Planday har de funktioner, vi manglede.”  “Vi har jo hovedsageligt med unge mennesker at gøre, der har taget et sabbatår og trænger til at tjene penge samt lære, hvad det vil sige at være på arbejdsmarkedet.” Transformationen og modtagelsen af Planday har været positiv trods Café Ks høje personaleomsætning. “Vi forsøger også at vælge ledere med et positivt mindset omkring digital transformation, da de er meget mere modtagelige over for den digitale tilgang fremfor de manuelle processer og håndskrevne Excel-ark.”  “De medarbejdere der har været længst hos os, var ikke så modtagelige til at starte med, fordi de havde nogle faste rutiner, som kan være svære at bryde med, men det kræver også, at man har nogle ambassadører, der går forrest.”  “Det blev rigtig godt med tiden og vores personale har vænnet sig til forandringen. Det handler i bund og grund om at give dem en positiv oplevelse af overgangen, tale tingene op og forsikre dem, at de kan være trygge i det.”