Sådan pimper du din kommunikation i en hurtigtvoksende virksomhed

Sådan pimper du din kommunikation i en hurtigtvoksende virksomhed

Alt, hvad vi gør hos Planday, handler om at gøre tingene lettere - for vores kunder og for os internt. Vi ved, at effektiv kommunikation er kernen i det hele, så Planday bruger meget tid på at få det til at ske. 

Uanset om du er en restaurantchef, der planlægger personale til weekenden, eller en plejehjemsleder, der balancerer folk med den rigtige uddannelse på det rigtige sted 24/7 for at pleje dine patienter, har Planday din kommunikation dækket - i en enkel alt-i-en-løsning.

Men at sørge for, at folk får de rigtige oplysninger for at gøre tingene lettere, er ikke bare noget, vores platform kan, det er en vigtig del af livet hos Planday. Vi mødte Jacob Pyndt, Plandays Operations Director, for at se, hvordan han arbejder med at gøre kommunikationen ukompliceret på tværs af alle vores kontorer over hele verden, og hvordan du måske også kan gøre det.

Kommunikation er nøglen, uanset din virksomheds størrelse

"Uanset om du er en lille hotelvirksomhed eller et stort plejehjem med hundredvis af ansatte, er klar og effektiv kommunikation en vigtig del af enhver succesfuld organisation," siger Jacob. 

"Det giver lederne mulighed for bedre at planlægge og organisere deres medarbejdere og afdelinger - og ikke spilde tid på små opgaver som vagtbytte - så de i stedet kan fokusere på at få de bedst kvalificerede medarbejdere ind i de rigtige roller.

"Vi ved, at det er opgaver, som ledere og arbejdsgivere skal håndtere hver eneste dag. Og vi ved, at det at få det hele til at fungere starter med enkel og klar kommunikation.

Jacob siger, at bedre kommunikation ikke kun motiverer og fastholder medarbejdere, men også hjælper virksomheder med at nå deres mål.

"Uanset hvad din virksomhed laver, eller hvor mange medarbejdere du har, ønsker vi alle at motivere medarbejderne og fastholde dem så længe som muligt. Det er noget, vi går meget op i hos Planday - at fremme åbenhed, gennemsigtighed og en fri udveksling af ideer mellem mennesker," siger Jacob.

"Det betyder, at vi lytter til og værdsætter feedback og ideer fra hele vores virksomhed - fra folk i forskellige roller med forskellige erfaringer - når vi bevæger os ind i fremtiden.

"Vi ved, at yngre medarbejdere som Millennials ofte bliver i et job i højst to år. Så det er vigtigere end nogensinde at motivere medarbejderne og hjælpe dem med at se, hvordan deres indsats bidrager til virksomheden som helhed. 

"Regelmæssig, gennemsigtig kommunikation mellem ledelse, medarbejdere og kunder sikrer, at alle er på samme side om, hvad der sker, og hjælper med at tilpasse alle til den samme vision.

"Det betyder også, at vi får de bedste ideer - de kan komme alle steder fra, ikke kun oppefra og ned."

Hvordan støtter Planday sine medarbejdere?

"Planday er en global virksomhed. Derfor kan kommunikationen mellem vores medarbejdere rundt om i verden være udfordrende. Vi erkender, at vi ikke helt har ramt plet endnu, men vi bestræber os konstant på at forbedre vores interne kommunikation i hele virksomheden hver dag," siger Jacob.

Så hvordan fungerer kommunikationen i en virksomhed, der vokser og skalerer med så mange medarbejdere i mange forskellige lande? Jacob siger, at nøglen ligger i de rutiner eller ritualer, man indfører.

Rutiner for kommunikation

"Vi vil gerne kunne kommunikere med både vores kunder og vores medarbejdere over hele verden på en nem måde. Det kan ikke klares med uformelle chats, e-mails og telefonopkald alene. Det kræver rutinemæssig kommunikation," siger Jacob.

"For at imødekomme denne udfordring spurgte Planday først os selv: "Hvad er det, vi ønsker at kommunikere? At holde fokus på, hvad vi vil sige, hvorfor vi siger det og til hvem - og få det til at tælle - er det, der kan hjælpe med at gøre vores kommunikation effektiv og engagerende. 

"Vi ønsker, at vores interessenter skal være opmærksomme på vigtige budskaber om virksomheden samt strategiske oplysninger om kunder og medarbejdere. Vi ønsker også at give både vores kunder og vores medarbejdere en fornemmelse af deres magt i virksomheden. 

"Ved at etablere bestemte rutiner har vi fundet en effektiv måde at levere den information på. Det er noget, man lægger ind i kalenderen, og som virksomheden så kan planlægge efter som en god måde at få vores budskab ud til de mennesker, der har brug for at høre det - og også få deres feedback på det.

"Vi har to vigtige måder at gøre kommunikationen ukompliceret på. Den nyeste, som vi er meget begejstrede for, giver folk i virksomheden mulighed for at engagere kunder og hjælpe os med at høre de budskaber, vi har brug for fra forskellige brancher i forskellige dele af verden. 

Initiativ for kommunikationsmestre (CommsChamps)

Jacob siger, at Planday er pioner inden for CommsChamps - et spændende nyt kommunikationsinitiativ, der snart lanceres. 

"Formålet med CommsChamps er medarbejder- og kundeengagement," siger Jacob.

"Alle dele af vores virksomhed skal fokusere på dem, vi er her for at betjene - vores kunder. Målet med CommsChamps-programmet er at udpege kommunikationsambassadører i hvert team, som er repræsentative for vores forskellige enheder og geografiske regioner. 

"Disse ambassadører rapporterer så om problemer eller spørgsmål i hele virksomheden og sender oplysningerne tilbage til vores CommsChamps-gruppe og det øvrige team, så vi straks kan mobilisere de ressourcer og mennesker, vi har brug for til at løse dem.  

"Ligesom stærke og konsekvente feedback-loops hjælper vores udviklere med at udvikle og tilpasse Planday-platformen til vores kunders behov, så vil den mere umiddelbare feedback til virksomheden fra hvert marked og hver branche blive ført tilbage gennem vores nye CommsChamps."

Rådhusmøder

Mens Planday er banebrydende for bedre kommunikation gennem CommsChamps, siger Jacob - selv i SaaS-verdenens hurtige tempo - at nogle gange er et gammeldags og pålideligt "rådhusmøde" præcis det, virksomheden har brug for for at sikre, at alle ved, hvad der foregår.

"Det er møder for hele virksomheden, hvor alle Planday-kontorer fra hele verden ringer ind for at deltage - den første fredag i hver måned. Det står altid i kalenderen, og holdene planlægger efter det for at sikre, at de er der. 

"Tidligere fik vi alle de forskellige Planday-afdelinger til at give rapporter og opdateringer. Men vi fandt ud af, at den tilgang ikke helt fungerede. Afdelingerne rapporterede ofte om mindre detaljer i deres arbejde, som ikke nødvendigvis var relevante for hele teamet. Når man bombarderer folk med information, især når meget af det er irrelevant for deres job, begynder de bare at lukke af. Jeg tror bare, det er menneskets natur!

"Det er her, de mere regelmæssige og direkte daglige stand-ups i de enkelte teams er mere effektive. De får hurtigt de specifikke og detaljerede oplysninger, som folk har brug for til at udføre deres arbejde, ud til de rigtige mennesker.

"Det betyder, at vi fokuserer vores Town Halls på to nøgleemner: vores kunder og vores medarbejdere. Ligesom vores kunder er vi en virksomhed, der er drevet af mennesker. Den måde, vi opbygger vores platform på, er en forlængelse af den måde, vi opbygger vores egne teams og forretning på - med åben feedback, gennemsigtighed og klar kommunikation."

Jacob siger, at Planday som en softwarevirksomhed, der betjener så mange andre virksomheder, har en enorm indflydelse på tusindvis af menneskers arbejdsliv. 

"Alle dele af Planday stræber efter at gøre en reel forskel for de mennesker, der bruger vores platform. Så vi ønsker at vise en klar forbindelse mellem det, vores medarbejdere gør, og det, kunderne føler. For at gøre det effektivt vil vi gerne vise det til vores medarbejdere - og lade dem se, hvordan det, de gør, hjælper de kunder, de betjener. 

"Nogle gange deler vi en kundes historie eller inviterer dem ind for at høre om den indflydelse, Planday har haft på deres liv og forretning. Det kan være en meget stærk ting og er med til at skabe en følelsesmæssig forbindelse mellem Planday og de kunder, vi betjener."

Hvordan ser fremtiden ud for kommunikation hos Planday?

Som SaaS-virksomhed siger Jacob, at Planday altid er åben for nye ideer og projekter, der gør kommunikation enklere på tværs af kloden.

"I den nærmeste fremtid håber vi at kunne gøre disse initiativer endnu bedre, end de er i dag. Vi er altid på udkig efter at prøve nye ting for at holde kommunikationen mellem os som virksomhed, vores kunder og vores medarbejdere så effektiv som muligt - med nye integrationer og initiativer. Vi ønsker hele tiden at forbedre både vores uformelle kommunikation og det globale engagement i hele virksomheden," siger Jacob.

"Vores kommunikation er allerede struktureret i forskellige menneskecentrerede rutiner - som f.eks. rådhusmøder og CommsChamps. Vi vil gerne gøre disse rutiner endnu bedre, end de er i dag, for at sikre, at vi kommunikerer relevant og klar information på en gennemsigtig måde med alle interessenter og kunder på vores mange markeder og kontorer rundt om i verden.

"Vi planlægger også at udvide vores kommunikation gennem mentoring, omvendt mentoring - for at holde kommunikationen tovejs, samt at bruge vores intranet, så Planday-folkene kender til virksomheden, dens værdier, mål og ambitioner nu og i fremtiden."

Vil du se, hvordan Planday hjælper med at gøre kommunikationen med dine medarbejdere lettere? Tilmeld dig en demo her.

Alle billeder af Unsplash