4 typer kommunikationsstile på arbejdspladsen

Dit job som leder er at opnå resultater gennem andre mennesker, og det betyder at kommunikere til dem på en måde, de kan forholde sig til og forstå. Dine medarbejdere skal kunne tage de oplysninger, du giver dem, og omsætte dem til succesfulde resultater. Hvis du ikke kommunikerer effektivt, ved dine medarbejdere ikke, hvad de skal gøre med oplysningerne, eller måske føler de sig ikke engagerede nok til at ønske at levere resultater.

Men når du kommunikerer effektivt med dine medarbejdere, vil du se positive resultater realiseret i...

• Øget medarbejderperformance (de ved, hvad der forventes af dem, og hvilke mål de arbejder hen imod)
• Bedre resultater på alle niveauer i organisationen
• Mere tid til dig til at fokusere på dit job (da medarbejderne ikke bruger tid på at stille spørgsmål eller søge afklaring)
• Bedre udnyttelse af ressourcer (mindre tid til at rette fejl på grund af dårlig kommunikation betyder mere tid til at fokusere på at levere vellykkede resultater)
• Hurtigere og tydeligere beslutninger (da der skal bruges mindre tid på at afklare forvirring)
• Forbedret medarbejder moral (når folk kommunikerer mere effektivt, føler de sig bedre tilpas med deres team, og de vil gerne opnå resultater

Ledere skal vide, hvordan de kommunikerer med deres medarbejdere på den mest effektive måde, hvilket kan betyde brug af forskellige stilarter. Selvom du er god til én kommunikationsstil, vil du være nødt til at gå uden for din komfortzone, når du arbejder med nogen med en anden stil. Det kan virke bekymrende, hvis du har et team på 50 personer, og du forsøger at finde ud af, hvordan du tilpasser dig 50 forskellige stilarter.

Selvom der er flere måder at kommunikere på, viser langt de fleste komponenter fra en af fire forskellige kommunikationsstile. Nogle foretrækker måske endda den ene stil frem for den anden eller kombinerer to forskellige stilarter. Vi beskriver de fire vigtigste kommunikationsstile, de egenskaber, folk udviser med hver stil, og hvordan man arbejder med hver stil for at kommunikere effektivt.

Husk - der er ikke er nogen "rigtig" eller "bedste" kommunikationsstil af de fire stilarter. Den "rigtige" eller "bedste" måde at kommunikere på er at forstå, hvilken af disse stilarter den anden person foretrækker, og at skræddersy din stil til dem.

Hvilke forskellige kommunikationsstile findes der på arbejdspladsen?

1. Direkte kommunikationsstil

En direkte kommunikationsstil er tydelig, præcis og uden filter. Der er ingen skjulte beskeder og ingen spidsfindigheder. Folk med en direkte kommunikationsstil foretrækker tydelige og handlingsrettede oplysninger uden nogen form for "fnuller". De ønsker at komme hurtigt til sagen og vil gerne have, at andre gør det samme.

Mennesker med denne stil er typisk kendt for at være aggressive eller selvsikre i den måde, de kommunikerer med andre på. De kan dominere en samtale både med enkeltpersoner og i en gruppe. 

Følgende er typisk for direkte kommunikatorer:...

• De vil bede dig om at "komme til sagen"
• Kan ikke lide småsnak
• Vil hurtigt "tune ud", hvis de føler, at oplysningerne ikke er vigtige for dem
• Fokuserer på at få de oplysninger, de har brug for, hurtigt, så de kan komme i gang med arbejdet
• Siger, at folk skal gøre noget, frem for at bede dem om at gøre noget
• "Siger det, som det er" uden frygt for, hvordan andre vil fortolke beskeden
• Fortæl andre præcis, hvordan de har det, i stedet for at skjule det

En af fordelene ved denne kommunikationsstil er, at du ved præcis, hvor du står med den pågældende person. De vil fortælle dig deres præcise tanker og følelser om et emne.

Sådan arbejder du med direkte kommunikatorer

• Undgå ikke et problem, og forsøg ikke at gå passivt ind på det – tal åbent om det
• Brug ikke ubeslutsomme ord som "måske" eller "muligvis" - fokuser på afgørende handlinger og næste skridt
• Brug tydelige tidslinjer, så de ved, hvad der forventes, og hvornår
• Bed om feedback

2. Analytisk kommunikationsstil

En analytisk kommunikationsstil fokuserer på planer, processer og forberedelse. Alt analyseres og gennemtænkes omhyggeligt. Folk med en analytisk kommunikationsstil er besat af detaljer og vil have hvert eneste trin i en proces eller et projekt lagt frem og specificeret.

Analytiske kommunikatorer kaldes også funktionelle kommunikatorer, fordi de fokuserer på alt, der giver værdi. De vil stille masser af spørgsmål for at sikre, at alle detaljer er dækket.

Følgende er typisk for analytiske kommunikatorer...

•  Tænker ikke "i det store billede" og fokuserer i stedet på detaljerne
• Kan bedre lide data og tal end følelsesmæssige historier
• Kan ikke lide at improvisere eller "gå med strømmen"
•  Er ikke følelsesladede
• Bruger logik og data til at træffe beslutninger i stedet for at "følge mavefornemmelsen" eller bruge intuition
• Nyder at planlægge processer for at sikre, at alt er dokumenteret
• Lægger mærke til detaljer, som andre overser

Sådan arbejder du med analytiske kommunikatorer

• Brug ikke følelsesmæssige historier eller ord
• Giv dem tydelige instruktioner med hvert trin dokumenteret
• Forklar alle de vigtige aspekter af projektet/opgaven (ikke kun "det her er målet," og overlade det til dem at finde ud af det)
• Giv dem mulighed for at identificere/løse problemer med processer

t

4. Ekspressiv kommunikationsstil

En ekspressiv kommunikationsstil fokuserer på sociale interaktioner og på at skabe en behagelig atmosfære. Folk med en ekspressiv kommunikationsstil kan godt lide at flytte sig hurtigt og have det sjovt.

Følgende er typisk for ekspressive kommunikatorer...

• For eksempel at diskutere "hvorfor" i stedet for "hvordan"
• Tænker stort med store idéer og ambitiøse mål
• Tænker i "det store billede", og fokuserer ikke på detaljerne
•  Kan lide filosofiske diskussioner frem for fremlæggelse af trinvise instruktioner
• Fokuserer mere på fremtiden end på nutiden
• Skifter ofte mening

Sådan kommunikerer du med ekspressive kommunikatorer

• Spørg hvad deres "vision" er for projektet/opgaven
• Bed ikke om detaljer – spørg efter det store billede
•  Spørg dem om deres tanker og følelser om emnet
• Hjælp med at omsætte deres store idéer til praktiske løsninger
• Hold dem fokuserede ved kun at arbejde på ét eller få projekter ad gangen

Hvordan identificerer du forskellige kommunikationsstile på arbejdspladsen?

Nu, hvor vi har fortalt om de fire typer kommunikationsstile på arbejdspladsen, er næste skridt at finde ud af, hvilken stil dine medarbejdere foretrækker.

Der findes mange forskellige kommunikationsvurderinger til at finde ud af, hvilken stil folk typisk bruger til at kommunikere. Vi gennemgår 3 af de mest almindelige vurderinger, og hvordan de håndterer kommunikationsstile.

• Ægte farver-metoden

Ægte farver-metoden opdeler mennesker i 4 separate kategorier, der svarer til farver – orange, guld, grøn og blå.

Hver person falder typisk ind under en af disse 4 farver, og vurderingen hjælper folk med at forstå, hvordan deres farve typisk opfører sig, og hvordan de kan arbejde med mennesker, der har en anden "personlighedsfarve". På grund af brugen af visuelle farver ville denne vurdering være velkommen i brancher, der trives med kunst og kreativitet.

• DISC-metoden

DISC-vurderingen inddeler mennesker i en af fire kategorier af personligheder – Dominans (Dominance), påvirkning (Influence), stabilitet (Steadiness) og samvittighedsfuldhed (Conscientiousness). DiSC-vurderingen bruges i erhvervsøjemed og hjælper folk med at lære om deres tendenser, og hvordan de kan forbedre interaktionen med andre.

• Myers-Briggs-typeindikatoren (MBTI)

Myers-Briggs-typeindikatoren er en vurdering, der hjælper mennesker med at forstå, hvordan de opfatter verden og træffer beslutninger. Der er 16 forskellige typer af MBTI-personligheder, og vurderingen hjælper folk med at forstå sig selv, hvordan andre typer opfatter verden og træffer beslutninger, og hvordan de interagerer med de andre 15 personlighedstyper.

Afslutningsvis er det vigtigste at vide om kommunikation på arbejdspladsen, at der ikke er nogen "one size fits all"-tilgang. Som leder skal du kende dit teams forskellige stilarter og være i stand til at tilpasse dig dem, så du kan opnå de resultater, du ønsker.

Når du "møder folk, hvor de er", ved at kommunikere på en måde, som de kan relatere til og forstå, øger du chancen for, at de tager beskeden til sig og bliver involveret i diskussionen. Jo mere engagerede mennesker er på arbejdspladsen, desto mere vil de gerne præstere på et højt niveau og hjælpe organisationen med at lykkes.